Behind the Sheets: Η μέρα που μια εταιρία διαχείρισης ακινήτων σταμάτησε να κυνηγά χαρτάκια

Κάθε μήνας κουβαλούσε τον ίδιο πονοκέφαλο. Ένα γραφείο γεμάτο μπλοκάκια, Word που κάποτε είχε φτιάξει κάποιος, Excel με αρίθμηση που έμοιαζε με λαβύρινθο. Και κάπου εκεί, ανάμεσα σε στοίβες χαρτιών, μια υπογραφή να περιμένει, και μια απόδειξη να λείπει.

 

Σε πρόσφατο έργο μας, μια εταιρία διαχείρισης ακινήτων μάς πλησίασε με μια φράση που τα έλεγε όλα χωρίς πολλά λόγια:

«Δεν γίνεται να κόβουμε αποδείξεις έτσι. Χανόμαστε.»

 

Και είχαν δίκιο. Δεκάδες πολυκατοικίες, δεκάδες ιδιοκτήτες, εκατοντάδες αποδείξεις κάθε μήνα. Χαρτάκια παντού. Αριθμοί που συνεχίζονταν όπως θυμόταν ο καθένας. Μια ολόκληρη διαδικασία 200 με 300 παραστατικών τον μήνα, χωμένη σε συρτάρια και πρόχειρες λύσεις.

 

Η πρόκληση

Πριν φτιάξουμε οτιδήποτε, έπρεπε να απαντήσουμε σε ένα απλό ερώτημα. Τι σημαίνει «η εταιρία θέλει τάξη» στην πράξη, για τον άνθρωπο που θα κάθεται μπροστά από την οθόνη;

 

Χρειαζόταν:

• αρίθμηση που δεν θα μπερδευτεί ποτέ, όσο κι αν μεγαλώσει ο όγκος
• σειρές παραστατικών ανά εκμισθωτή και ανά τύπο απόδειξης, όχι μία γενική λύση για όλους
• γρήγορη έκδοση, χωρίς δέκα παράθυρα και χειροκίνητες διορθώσεις
• καθαρό ιστορικό, αναζητήσιμο και επαναφορτώσιμο με δύο κλικ
• interface που να δουλεύει πραγματικά με ένα άτομο χειριστή
• PDF χωρίς τελετουργίες, με ονομασία αρχείου που βγάζει νόημα
• και όλα αυτά χωρίς να χρειαστεί ERP ή αλλαγή υποδομής

 

Το Excel ήταν η σωστή πλατφόρμα. Έμενε να το μετατρέψουμε από απλό φύλλο εργασίας σε εφαρμογή που στέκεται δίπλα σε πολύ ακριβότερα συστήματα.

 

🛠️ Τι φτιάξαμε

Δουλέψαμε με απλότητα και καθαρή λογική. Όχι περίπλοκα μενού, όχι κρυφές καρτέλες. Στόχος ήταν να ανοίγει το αρχείο και ο χρήστης να νιώθει ότι «τον περιμένει», όχι ότι πρέπει να το μάθει από την αρχή.

 

Έτσι γεννήθηκε η εφαρμογή «Αποδείξεις Μισθώσεων».

 

1. Η φόρμα Απόδειξης, η καρδιά της εφαρμογής

 

Εδώ ζει ο χρήστης. Σε μία σελίδα βλέπει σειρά, αριθμό, ημερομηνία, εκμισθωτή, μισθωτή, αιτιολογία, ποσό και το ποσό ολογράφως. Δεξιά, τα κουμπιά Νέα Απόδειξη, Εκτύπωση, Αρχείο PDF κρατούν όλη τη ροή σε τρία κλικ.

 

Η ίδια φόρμα εξυπηρετεί και τις αποδείξεις είσπραξης και τις αποδείξεις πληρωμής. Αν είναι είσπραξη, εμφανίζεται μπλοκ μισθωτή. Αν είναι πληρωμή, το μπλοκ κρύβεται εντελώς. Ο χειριστής δεν χρειάζεται να θυμάται τίποτα, το layout προσαρμόζεται μόνο του.

 

Γιατί έχει σημασία

• η φόρμα δεν απαιτεί σκέψη, απλώς δουλεύει
• τα στοιχεία γεμίζουν από τα μητρώα, άρα τα λάθη μειώνονται δραστικά
• η εφαρμογή προτείνει πάντα τον σωστό αριθμό, ο χρήστης δεν μετράει με το μάτι

 

2. Το Μητρώο Αποδείξεων, η μνήμη της εταιρίας

 

Κάθε γραμμή είναι και μία απόδειξη. Τύπος, εκμισθωτής, μισθωτής, σειρά, αριθμός, ημερομηνία, αιτιολογία, ποσό. Στη στήλη «Άνοιγμα», με διπλό κλικ ανοίγουμε μια απόδειξη για προβολή ή επανεκτύπωση.

 

Με διπλό κλικ στη στήλη «Άνοιγμα» η απόδειξη φορτώνεται ξανά στη φόρμα. Η εφαρμογή φροντίζει να εμφανίσει ή να κρύψει τον μισθωτή, να ξαναυπολογίσει το ποσό ολογράφως, να δείξει ακριβώς ό,τι εκδόθηκε.

 

Γιατί έχει σημασία

• η αναζήτηση παλιών αποδείξεων παύει να είναι «ψάξε σε ντοσιέ»
• κάθε αριθμός παραστατικού έχει ιστορικό που ανοίγει με δύο κλικ
• ο χειριστής μπορεί να εκτυπώσει ή να δημιουργήσει PDF οποιαδήποτε στιγμή

 

3. Εκμισθωτές, η δομή που κρατάει τα πάντα όρθια

 

Στο φύλλο Εκμισθωτές καταγράφονται όλα τα στοιχεία των ιδιοκτητών. Ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ, επάγγελμα, διεύθυνση, τηλέφωνο, email και φυσικά αν είναι ενεργοί ή όχι.

 

Οι επιλογές στην απόδειξη τροφοδοτούνται από εδώ. Αν κάποιος εκμισθωτής πάψει να χρησιμοποιείται, δεν διαγράφεται το ιστορικό του, απλώς ορίζεται ως μη ενεργός. Έτσι, δεν εμφανίζεται στις φόρμες, αλλά οι αποδείξεις του μένουν στη θέση τους.

 

Γιατί έχει σημασία

• δεν μπερδεύονται ποτέ παλιοί με νέους ιδιοκτήτες
• το μητρώο παραμένει καθαρό χωρίς να θυσιάζεται η ιχνηλασιμότητα
• οι επιλογές στη φόρμα είναι πάντοτε επίκαιρες και σύντομες

 

4. Μισθωτές, η δεύτερη πλευρά της σχέσης

 

Οι μισθωτές συνδέονται πάντα με έναν συγκεκριμένο εκμισθωτή. Η εφαρμογή φροντίζει ώστε στη φόρμα να εμφανίζονται μόνο οι μισθωτές του επιλεγμένου ιδιοκτήτη και μόνο όσοι είναι ενεργοί.

 

Με διπλό κλικ στο πεδίο μισθωτή ανοίγει φόρμα αναζήτησης. Ο χειριστής επιλέγει και το Excel συμπληρώνει αυτόματα ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ και διεύθυνση.

 

Γιατί έχει σημασία

• εξαλείφεται το ρίσκο να συνδεθεί λάθος μισθωτής με λάθος ιδιοκτήτη
• η φόρμα γεμίζει με αξιόπιστα δεδομένα, όχι με ό,τι θυμάται ο χρήστης
• οι αλλαγές σε στοιχεία μισθωτή γίνονται σε ένα σημείο και ισχύουν παντού

 

5. Ρυθμίσεις, ταυτότητα και αιτιολογίες

 

Στο φύλλο Ρυθμίσεις δηλώνονται τα στοιχεία της εταιρίας, αυτά που εμφανίζονται στην κορυφή κάθε απόδειξης. Όνομα, πόλη, διεύθυνση, ΑΦΜ, τηλέφωνο, email, όλα συγκεντρωμένα.

 

Δίπλα υπάρχει η λίστα με τις αιτιολογίες. Ενοίκιο, κοινόχρηστα, εγγύηση, απόδοση μισθώματος, διάφορα. Ο χρήστης μπορεί να τις προσαρμόσει, να προσθέσει, να αφαιρέσει, να φτιάξει τη γλώσσα του δικού του γραφείου.

 

Γιατί έχει σημασία

• κάθε απόδειξη βγαίνει με σωστή και ενημερωμένη κεφαλίδα
• η αιτιολογία επιλέγεται από λίστα, άρα δεν γράφεται κάθε φορά από την αρχή
• παραμένει όμως η ελευθερία να πληκτρολογηθεί κείμενο όταν χρειάζεται ειδική φρασεολογία

 

6. Σειρές Παραστατικών, η αρίθμηση όπως θα έπρεπε πάντα να είναι

 

Σε αυτό το φύλλο ορίζεται κάτι που συνήθως μένει στον αέρα. Για κάθε εκμισθωτή, για κάθε τύπο απόδειξης, υπάρχει συγκεκριμένη σειρά και συγκεκριμένος μετρητής. Ο τρέχων αριθμός δηλώνεται καθαρά και ενημερώνεται αυτόματα με κάθε αποθήκευση.

 

Γιατί έχει σημασία

• η αρίθμηση δεν είναι πια «νομίζω ότι σταματήσαμε στο 7»
• κάθε ιδιοκτήτης μπορεί να έχει τις δικές του σειρές, με δικό του ρυθμό
• η εφαρμογή ξέρει πάντα ποιος είναι ο επόμενος αριθμός, χωρίς να ρωτάει τον χρήστη

 

Τι κάναμε διαφορετικά

Πίσω από την απλή εικόνα κρύβονται μερικές τεχνικές επιλογές που κάνουν τη διαφορά στην καθημερινή χρήση.

 

• χρησιμοποιήσαμε κοινή φόρμα αναζήτησης για εκμισθωτές και μισθωτές, ώστε όλη η λογική επιλογής να συντηρείται σε ένα σημείο
• δουλέψαμε πάνω στα codenames των φύλλων, για μέγιστη σταθερότητα και ασφάλεια κώδικα
• χτίσαμε μηχανισμό μετατροπής ποσού σε ολογράφως, πλήρως στα ελληνικά, με ευρώ και λεπτά
• σχεδιάσαμε δυναμικό layout στην φόρμα, ένα φύλλο, δύο ρόλοι, αντί για διπλά templates
• ορίσαμε τη στήλη «Άνοιγμα» ως trigger αντί για κουμπιά μέσα στον πίνακα, για καθαρή εικόνα και λιγότερα στοιχεία προς συντήρηση
• κρατήσαμε όλο το έργο σε ένα αρχείο Excel, χωρίς διασκορπισμένα βοηθητικά βιβλία

 

Δεν φτιάξαμε ένα ακόμη template. Φτιάξαμε ένα ήσυχο, λειτουργικό mini ERP, που δεν προσποιείται ότι είναι ογκώδες σύστημα, αλλά κάνει ακριβώς ό,τι χρειάζεται η ομάδα.

 

Τι κέρδισε η εταιρία

• έκδοση απόδειξης σε πολύ μικρότερο χρόνο, ειδικά σε περιόδους με κοινόχρηστα
• κανένα χαμένο νούμερο, κάθε σειρά έχει τον δικό της καθαρό μετρητή
• λιγότερα λάθη σε ονόματα, ΑΦΜ, ποσά, γιατί η φόρμα τραβάει δεδομένα αντί να ζητάει πληκτρολόγηση
• πλήρη ιχνηλασιμότητα, αφού κάθε απόδειξη ανοίγει ξανά σε δευτερόλεπτα
• μία ενιαία εικόνα για το τι έχει εισπραχθεί και τι έχει πληρωθεί

 

Όταν παραδώσαμε την εφαρμογή, το σχόλιο ήταν απλό: «Είναι πιο εύκολο απ’ όσο περιμέναμε». Για μια ομάδα που μέχρι χθες βουτούσε κάθε μήνα σε χάος από χαρτάκια, αυτό είναι ίσως η μεγαλύτερη αλλαγή.

 

Το δικό σου επόμενο φύλλο

Αν θες κι εσύ μια εφαρμογή κομμένη και ραμμένη στη δική σου πραγματικότητα, μπορούμε να την σχεδιάσουμε από την αρχή πάνω στην καθημερινή σου ροή. Και ποιος ξέρει, ίσως το επόμενο Behind the Sheets να είναι η δική σου ιστορία.

 

👉 Επικοινώνησε μαζί μας για τη δική σου custom Excel εφαρμογή