Behind the Sheets: Διαχείριση 40+ Καταλυμάτων με το Excel!

 Εισαγωγή

Για μια επιχείρηση που αναλαμβάνει τη διαχείριση περισσότερων από 40 καταλυμάτων για λογαριασμό των ιδιοκτητών τους στη Χαλκιδική, σχεδιάσαμε και υλοποιήσαμε μια πλήρως παραμετροποιημένη εφαρμογή Excel. Ο στόχος ήταν να συγκεντρωθούν κρατήσεις, έξοδα, καθαρισμοί, αποδείξεις και αναφορές σε ένα ενιαίο, ευέλικτο και φιλικό σύστημα.

Η πρόκληση ήταν πολυεπίπεδη: διαφορετικές πλατφόρμες κρατήσεων, πολλοί ιδιοκτήτες, μεταβαλλόμενα ποσοστά αποδοχών, νομοθετικές απαιτήσεις και ανάγκη για ακρίβεια.

 Η Πρόκληση

• Πάνω από 6 πλατφόρμες κρατήσεων, με ξεχωριστή λογική υπολογισμών
• Ιδιοκτήτες με διαφορετικά ποσοστά ή σταθερές συμφωνίες
• Υπολογισμό τελών ανθεκτικότητας, φόρων παρεπιδημούντων και ΦΠΑ
• Εξωτερικά συνεργεία, αναλώσιμα και καύσιμα ανά μετακίνηση
• Αποδείξεις για ΤΔ και υποβολή δεδομένων στην ΑΑΔΕ
• Ανάγκη για καθαρές αναφορές ανά κατάλυμα και ανά μήνα

 Η Λύση που Υλοποιήσαμε

 Κεντρικά Μητρώα

• Καταλύματα: με τιμές, ιδιοκτήτες, τετραγωνικά, απόσταση, δήμο, κ.ά.
• Ιδιοκτήτες: στοιχεία επικοινωνίας, IBAN, αυτόματος υπολογισμός χρεώσεων
• Πλατφόρμες: προμήθειες και υπολογιστική λογική

 Διαχείριση Κρατήσεων

• Επιλογή πλατφόρμας και αυτόματη λογική ανά AIRBNB, BOOKING, GREEK RENT
• Υπολογισμός τιμής, προμήθειας, ΦΠΑ, ΤΔ, φόρου
• Αυτόματη απόδοση στον ιδιοκτήτη (ποσοστό ή σταθερό)

 Καθαρισμοί & Καύσιμα

• Καταγραφή καθαρισμών με επιλογή αναλώσιμων
• Αυτόματος υπολογισμός εξόδων με κόστος μονάδας
• Καύσιμο ανά χλμ. βάσει τύπου οχήματος

 Gantt Ημερολόγιο

• Δυναμικό ημερολόγιο πληρότητας ανά κατάλυμα
• Οπτική απεικόνιση διανυκτερεύσεων

 Απόδειξη Τέλους Διαμονής (ΤΔ)

• Τριπλότυπη φόρμα με αυτόματη συμπλήρωση
• Ολογράφως ποσό, εκτύπωση και PDF export

 Αναφορά ΑΑΔΕ

• Check-out βάσει περιόδου
• Συγκεντρωτικό export για καταχώριση

 Αναφορά Καταλύματος

• Ημέρες ενοικίασης, πληρότητα, έσοδα ανά μήνα
• Έξοδα ανά κατηγορία – αποτελέσματα με γραφήματα

 Το Αποτέλεσμα

• ✅ Μείωση χρόνου διαχείρισης >60%
• ✅ Μηδενισμός σφαλμάτων σε υπολογισμούς αποδόσεων
• ✅ Απόλυτη εικόνα ανά κατάλυμα & πλατφόρμα
• ✅ Έτοιμη εξαγωγή για λογιστή ή ΑΑΔΕ

 Behind-the-Excel σημείωση

Αυτή δεν είναι “μια ακόμη φόρμα Excel”.
Είναι μια εφαρμογή διαχείρισης ακίνητης περιουσίας, με ERP φιλοσοφία, σε Excel.
Κι όταν συνδυάζεις την ευελιξία του Excel με σωστή αρχιτεκτονική, μπορείς να κάνεις θαύματα.

Έχεις κι εσύ κάτι αντίστοιχο στο μυαλό σου;

Μίλησε μαζί μας και δες πώς μπορείς να μετατρέψεις μια “χειρόγραφη πραγματικότητα” σε αυτοματισμό.

Επικοινώνησε στο: apps@customexcelapps.com