Behind the Sheets: Custom εργαλείο Excel για Πρόγραμμα Εργασίας & Βάρδιες

Υπάρχει μια κατηγορία ανθρώπων που δεν “παίζουν” με το πρόγραμμα βαρδιών.
Το κουβαλάνε στην πλάτη τους.

 

Συνήθως είναι προϊστάμενοι συνεργείου / υπεύθυνοι ομάδας / επιχειρήσεις με βάρδιες, που πρέπει να κρατήσουν τα πάντα όρθια: κάλυψη, ρεπό, ειδικότητες, επιφυλακές, ειδικές ώρες, Σάββατα… και όλα αυτά χωρίς να σπάσει η ισορροπία.

 

Τώρα βάλε το στο πραγματικό μέγεθος και δοκίμασε να φτιάξεις χειροκίνητα ένα πρόγραμμα βαρδιών για 40 άτομα για τους επόμενους 3 μήνες.

Όχι “ένα πινακάκι”. Ένας μικρός κόσμος, με δεκάδες μέρες, εκατοντάδες βάρδιες και πολλαπλούς κανόνες που πρέπει να τηρηθούν ταυτόχρονα.
Αν το κάνεις με το χέρι, είναι σχεδόν νομοτελειακό να συμβούν και τα τρία:

 

• να φας χρόνο (πολύ),
• να κάνεις διορθώσεις (άπειρες),
• να σου ξεφύγει κάτι (σιωπηλά, άρα επικίνδυνα).

 

Και κάπως έτσι γεννιέται ένα εργαλείο με βάση τους δικούς σου κανόνες και μετά βγάζεις αυτόματα πρόγραμμα βαρδιών, γρήγορα και με ασφάλεια.

 

Το πρόβλημα δεν είναι το Excel. Είναι οι κανόνες.

 

Οι περισσότερες “λύσεις” στην αγορά πέφτουν σε μια παγίδα:
προσπαθούν να σε χωρέσουν σε ένα έτοιμο καλούπι.

 

Αλλά ο προγραμματισμός βαρδιών σπάνια είναι “τυποποιημένος”.
Κάθε επιχείρηση έχει τους δικούς της νόμους:

 

• διαφορετικές ειδικότητες / ρόλους,
• όρια απουσιών,
• κανόνες για Σάββατα και κυλιόμενες ομάδες,
• επιφυλακές και ειδικές ώρες,
• περιορισμούς “που δεν αλλάζουν”, κι όμως… αλλάζουν.

 

Γι’ αυτό το σωστό ζητούμενο δεν είναι “ένα template”.
Είναι μια εφαρμογή που μεταφράζει τους κανόνες σου σε αυτόματο πρόγραμμα.

 

Τι υλοποιήσαμε ως myexcel.gr για τον πελάτη μας.

 

Σε αυτό το έργο, φτιάξαμε μια custom Excel εφαρμογή προγράμματος βαρδιών, με στόχο:

 

• να παίρνει τις ανάγκες και τους κανόνες του πελάτη,
• να δημιουργεί αυτόματα πρόγραμμα εργασίας/βαρδιολόγιο,
• και να το κάνει σε ελάχιστα λεπτά, όχι σε μέρες.

 

Από “χαρτάκια + σημειώσεις + προσπάθειες με απλές φόρμουλες” → σε ένα κουμπί που παράγει πρόγραμμα με συνέπεια.

 

Γιατί το “αυτόματο πρόγραμμα βαρδιών” είναι δύσκολο.

 

Ένα πρόγραμμα βαρδιών δεν είναι απλή κατανομή ημερών. Είναι σύστημα.
Και ένα σύστημα πρέπει να κάνει 3 πράγματα καλά:

 

1. Να σέβεται τους κανόνες
   Όχι “κατά προσέγγιση”. Με τρόπο που να αντέχει όταν το πιέζεις.
2. Να είναι γρήγορο
   Γιατί αν το πρόγραμμα βγαίνει αργά, στο τέλος… ξαναγυρνάς στο χέρι.
3. Να είναι ασφαλές στις αλλαγές
   Γιατί στην πράξη πάντα θα υπάρξουν αλλαγές. Η διαφορά είναι αν θα γίνονται καθαρά ή θα σου αφήνουν “νάρκες” για αργότερα.

 

Τι κερδίζει στην πράξη ο χρήστης

 

Στο συγκεκριμένο case μιλάμε για ομάδα περίπου 40 ατόμων, με πρόγραμμα που μπορεί να καλύπτει ακόμα και 3 μήνες.

 

Πριν:

 

• πολλές ημέρες δουλειάς,
• ένταση και κόπωση,
• χειροκίνητες διορθώσεις,
• και μόνιμη ανασφάλεια (“το τηρήσαμε όντως αυτό;”).

 

Μετά:

 

• πρόγραμμα σε ελάχιστα λεπτά,
• με βάση τους δικούς του κανόνες,
• και με μια ροή που δεν εξαρτάται από “ποιος το θυμάται”.

 

Και αυτό είναι που τελικά αξίζει:
η ηρεμία ότι το πρόγραμμα βγήκε σωστά, όχι απλά ότι “βγήκε”.

 

Αν ψάχνεις εργαλείο για πρόγραμμα βαρδιών

 

Αν η επιχείρησή σου έχει βάρδιες και νιώθεις ότι:

 

• οι κανόνες είναι πολλοί,
• οι εξαιρέσεις είναι καθημερινές,
• και το “με το χέρι” σε σκοτώνει,

 

τότε δεν χρειάζεσαι άλλο ένα αρχείο.
Χρειάζεσαι ένα σύστημα που θα χτιστεί πάνω στις ανάγκες σου.

 

Στο myexcel.gr παίρνουμε τους κανόνες σου (όσο σύνθετοι κι αν είναι) και τους μετατρέπουμε σε custom Excel εφαρμογή που δημιουργεί αυτόματα πρόγραμμα βαρδιών , γρήγορα, καθαρά, με ασφάλεια.