Behind the Sheets: Κοστολόγηση Αποθήκης & Παραγωγής στο Excel

Υπάρχει ένα σημείο που η επιχείρηση μεγαλώνει λίγο… και ξαφνικά η αποθήκη παύει να είναι “ένα φύλλο στο Excel”. Γίνεται ερώτημα επιβίωσης:

 

• Τι έχω;
• Πόσο μου κόστισε;
• Τι κατανάλωσα για να το φτιάξω;
• Με τι τιμή βγαίνει το τελικό προϊόν;
• Και κυρίως: βγάζω κέρδος ή απλώς δουλεύω τσάμπα;

 

Σε αυτό το Behind the Sheets δείχνουμε πώς στήσαμε μια εφαρμογή Excel που ενώνει αποθήκη, αγορές, πωλήσεις, συνθέσεις και παραγωγή σε μία καθαρή ροή.

 

Το πρόβλημα που λύνει

 

Οι περισσότερες επιχειρήσεις που παράγουν κάτι (ή συσκευάζουν/συναρμολογούν) κολλάνε στα ίδια:

 

• το απόθεμα “δεν βγαίνει ποτέ”
• το κόστος αλλάζει συνέχεια, αλλά στο αρχείο μένει “μια παλιά τιμή”
• οι συνταγές/συνθέσεις είναι στο μυαλό ή σε χαρτιά
• η παραγωγή γράφεται… αν θυμηθούμε
• οι αναλώσεις δεν φαίνονται πουθενά συγκεντρωτικά

 

Η λύση που φτιάξαμε

 

Η εφαρμογή σχεδιάστηκε σαν ένα μικρό, πρακτικό σύστημα: μητρώα ειδών, κινήσεις αγορών/πωλήσεων, συνθέσεις (BOM) και παραγωγή που αφήνει “ίχνος”.

 

🛠️ Τι φτιάξαμε

 

Γενικά Έξοδα

 

Ένα κεντρικό σημείο για τα “σταθερά” που θέλεις να βλέπεις καθαρά, ώστε η κοστολόγηση να μην πατά σε σκόρπιες σημειώσεις και ξεχασμένα νούμερα.

 

 

Μητρώα Ειδών, τέσσερις κατηγορίες, μηδέν μπέρδεμα

 

Για να μη μπερδεύονται μήλα με… καπάκια, στήσαμε τέσσερα “καθαρά” μητρώα: Α’ Ύλες, Αναλώσιμα/Συσκευασίες, Ημιέτοιμα, Προϊόντα. Κάθε είδος είναι μία γραμμή (κωδικός, ονομασία, μονάδα μέτρησης κ.λπ.) και τα “βαριά” (αποθέματα/αξίες/εισαγωγές/εξαγωγές) ενημερώνονται αυτόματα από τις κινήσεις.

 

Α’ Ύλες

 

 

Αναλώσιμα / Συσκευασίες

 

 

Ημιέτοιμα

 

 

Προϊόντα

 

 

Αγορές & Πωλήσεις ως κινήσεις, όχι ως “πειραγμένες τιμές”

 

Δύο φύλλα-κλειδιά: ΑΓΟΡΕΣ και ΠΩΛΗΣΕΙΣ. Το σημαντικό: δεν “πειράζουμε” τιμές στα μητρώα. Αν αλλάξει το κόστος ή η τιμή, αυτό φαίνεται στις νέες κινήσεις.

 

Bonus που κάνει τη ζωή πιο εύκολη: με διπλό κλικ μπορείς να ενημερώνεις γρήγορα κόστος ανά μονάδα (από τελευταίες αγορές) ή τιμή πώλησης (από τελευταίες πωλήσεις).

 

Πωλήσεις

 

 

Αγορές

 

 

Συνθέσεις (BOM) που δεν είναι “σημειώσεις”, είναι δεδομένα

 

Δηλώνεις “από τι αποτελείται” κάθε ημιέτοιμο/προϊόν: υλικά, αναλώσιμα, και όπου χρειάζεται, ημιέτοιμα μέσα σε προϊόν. Άρα η συνταγή δεν είναι “κάπου γραμμένη”. Είναι μέρος του συστήματος.

 

Σύνθεση Ημιετοίμων

 

 

Σύνθεση Προϊόντων

 

 

Παραγωγή που γράφεται σωστά (και αφήνει ίχνος)

 

Η παραγωγή έχει δύο επίπεδα: Δημιουργία Παραγωγής (επιλέγεις είδος + ποσότητα και φορτώνει αυτόματα τα απαιτούμενα από τη σύνθεση), και Αρχείο Παραγωγής (η “κεφαλίδα” της παραγωγής με ημερομηνία, προϊόν, ποσότητα, κόστος).

 

Αυτό δίνει κάτι πολύ δυνατό: ξέρεις τι έφτιαξες, τι ξόδεψες από την αποθήκη και πόσο σου κόστισε.

 

Δημιουργία Παραγωγής

 

 

Αρχείο Παραγωγής

 

 

Αναλώσεις, το σημείο που “βλέπεις πού πάει το πράγμα”

 

Το φύλλο ΑΝΑΛΩΣΕΙΣ είναι η συγκεντρωτική εικόνα. Όχι “άλλο ένα report”, αλλά το σημείο που λες: “ΟΚ. Τώρα βλέπω πού πάει το πράγμα.”

 

 

Συναλλασσόμενοι, για να “δένουν” οι κινήσεις με ανθρώπους

 

Όταν οι αγορές και οι πωλήσεις γίνονται δεδομένα, θες και καθαρούς αντισυμβαλλόμενους, για να μη ψάχνεις τον ίδιο προμηθευτή με 3 διαφορετικά ονόματα.

 

 

Γιατί αυτό δουλεύει στην πράξη

 

Η εφαρμογή στήθηκε για πραγματικές συνθήκες:

 

• Ένας άνθρωπος τα κάνει όλα, άρα η ροή έπρεπε να είναι απλή
• Πρόληψη λαθών: κουμπιά/επιλογές/διπλό κλικ αντί για “γράψε ό,τι θες”
• Μηδέν χειροκίνητα Insert/Delete μέσα σε πίνακες, γιατί εκεί πεθαίνουν τα σωστά δεδομένα
• Διαγραφές από ειδική στήλη (διπλό κλικ), ώστε να καθαρίζουν σωστά και οι συσχετισμοί

 

Με λίγα λόγια: το Excel εδώ δεν είναι “χαρτί”. Είναι εργαλείο διαδικασίας.

 

Σε ποιους ταιριάζει

 

Αν μια επιχείρηση αγοράζει υλικά, καταναλώνει αναλώσιμα, φτιάχνει κάτι (παραγωγή/συσκευασία/συναρμολόγηση) και πουλά τελικά προϊόντα, τότε μια εφαρμογή σαν κι αυτή είναι ιδανική.

 

Από εργαστήρια και μικρές βιοτεχνίες μέχρι εταιρείες με συνταγές/μίγματα/παραγωγικές διαδικασίες.

 

Δύο τυπικές ροές χρήσης

 

Ροή Α: Αγορές → Παραγωγή → Πωλήσεις

 

• περνάς αγορές
• έχεις συνθέσεις
• κάνεις παραγωγή
• περνάς πωλήσεις

 

→ όλα “δένουν” (κόστος, αποθέματα, αναλώσεις)

 

Ροή Β: Πωλήσεις → Έλεγχος → Παραγωγή όταν χρειάζεται

 

• περνάς πωλήσεις
• βλέπεις τιμές/αποθέματα
• συμπληρώνεις αγορές & παραγωγές όταν πρέπει

 

→ κρατάς την πραγματικότητα κοντά, χωρίς να πνίγεσαι σε διαδικασίες