Behind the Sheets: Excel εργαλείο για γρήγορη δημιουργία προσφορών

Το πρόβλημα

Ο πελάτης μας ήθελε να φτιάχνει προσφορές μέσα από το Excel, αλλά με επαγγελματική εμφάνιση και χωρίς καθυστερήσεις. Ήθελε κάτι που να λειτουργεί σαν εφαρμογή, όχι σαν απλό workbook. Να μπορεί να εκτυπώνει καθαρά, να υπολογίζει αυτόματα τα σύνολα και τους φόρους, να αποθηκεύει κάθε προσφορά με ασφάλεια και να τη βρίσκει εύκολα.

Οι στόχοι μας

• Καθαρό layout εκτύπωσης χωρίς στραβώματα στα πλαίσια.
• Εύκολη προσθήκη γραμμών με ένα κλικ, χωρίς να χαλάει η μορφοποίηση.
• Αυτόματη αποθήκευση και ανάκτηση με μοναδικό Quote ID.
• Γρήγορο export σε PDF με σωστό όνομα αρχείου.
• Να δουλεύει άμεσα: ανοίγεις, πατάς “Enable Macros” και ξεκινάς.

Ο σχεδιασμός

• Κάθε φύλλο έχει περιθώρια ώστε να "αναπνέει".
• Το design ακολουθεί brand theme: μαύρη μπάρα πάνω, κόκκινα κουμπιά, γκρι πάνελ.
• Οι πίνακες είναι φτιαγμένοι προσεκτικά ώστε να εκτυπώνονται τέλεια.
• Τα δεδομένα αποθηκεύονται σε ξεχωριστή βάση (DB).

Η πρόκληση

Το Excel δεν επιτρέπει εύκολη εισαγωγή γραμμών όταν υπάρχουν από κάτω πίνακες (listobjects) με διαφορετικές στήλες. Η λύση:

• Χρησιμοποιήσαμε απλά ranges αντί για ListObjects.
• Προσθέσαμε κουμπί “+” που εισάγει σωστά διαμορφωμένη γραμμή, κρατώντας σταθερά τα κενά και τα borders.
• Με τα Named Ranges και τα codenames, όλα έμειναν σταθερά και ανθεκτικά.

Αποθήκευση και ανάγνωση

• Όταν γίνεται “Save”, το εργαλείο δημιουργεί ή ενημερώνει το Quote ID, σβήνει τυχόν παλιές εγγραφές και γράφει ξανά τα στοιχεία.
• Το mapping των πεδίων βασίζεται στα labels, οπότε αναγνωρίζει αυτόματα τους τίτλους των στηλών.
• Μετά το save, η οθόνη καθαρίζει και ετοιμάζει νέα προσφορά.
• Με “Load Quote”, ο χρήστης κάνει διπλό κλικ στο ID και το εργαλείο φορτώνει τα δεδομένα εκ νέου στη φόρμα για αλλαγές, προβολή ή/και εκτύπωση.

Υπολογισμοί και PDF

• Τα σύνολα υπολογίζονται αυτόματα, ακόμη κι αν προστεθούν ή αφαιρεθούν γραμμές.
• Με ένα κλικ γίνεται export σε PDF στον φάκελο “Quotes”.

Έλεγχοι & ποιότητα

• Κάθε νέα γραμμή ελέγχεται για σωστή μορφοποίηση και διάταξη.
• Το σύστημα Upsert διασφαλίζει ότι τα παλιά δεδομένα αντικαθίστανται σωστά.
• Οι δοκιμές φόρτωσης εγγυώνται ακεραιότητα στα headers και στα merged cells.

Εικόνες της εφαρμογής

Ρυθμίσεις

Οι βασικές επιλογές της εφαρμογής συγκεντρωμένες σε μία καθαρή οθόνη, ώστε να ρυθμίζεις φόρους, προθέματα ID και προεπιλογές εκτύπωσης χωρίς ψάξιμο.

UI του Quote

Η φόρμα της προσφοράς με καθαρά πεδία, κουμπί για προσθήκη γραμμής με ένα κλικ και έτοιμο export σε PDF με σωστό filename.

Τι μάθαμε

• Για προσφορές που χρειάζονται εκτύπωση με πολλά τμήματα, τα ranges είναι πιο αξιόπιστα από τα ListObjects.
• Το label-aware mapping και τα codenames εξασφαλίζουν σταθερότητα ακόμα και μετά από αλλαγές.
• Τα Named Ranges κρατούν το UI «ζωντανό» και ευέλικτο.

Μπορούμε να σου δημιουργήσουμε κι εσένα κάτι 100% στα μέτρα σου. Ίσως το επόμενο Behind the Sheets να είναι για σένα 😉