Τι μαθαίνεις για μια επιχείρηση αν δεις μόνο τα αρχεία Excel της;

Ή αλλιώς "δείξε μου τα excel σου, να σου πω για την επιχείρησή σου"!
Αν είχα πρόσβαση μόνο στα αρχεία Excel μιας επιχείρησης, χωρίς να δω το site της, χωρίς να μιλήσω με ανθρώπους της, χωρίς να δω γραφεία ή προϊόντα, θα μπορούσα να καταλάβω περισσότερα απ’ όσα νομίζεις.

 

Όχι γιατί το Excel “λέει τα πάντα”. Αλλά επειδή δεν λέει ψέματα.

 

1️⃣ Μαθαίνεις αν η επιχείρηση δουλεύει με κανόνες ή με μνήμη

Υπάρχουν Excel που βασίζονται στο: «το θυμάμαι», «το ξέρω», «έτσι το κάναμε πάντα».

 

Και υπάρχουν Excel που:

• έχουν υποχρεωτικά πεδία
• δεν αφήνουν λάθη να περάσουν
• οδηγούν τον χρήστη βήμα-βήμα

 

Στα πρώτα, αν λείψει ένας άνθρωπος, σταματά η δουλειά. Στα δεύτερα, η δουλειά συνεχίζεται.

 

2️⃣ Βλέπεις αν οι αποφάσεις παίρνονται με στοιχεία ή με αίσθηση

Ένα Excel γεμάτο:

• “στο περίπου”
• πρόχειρα σύνολα
• χειροκίνητους υπολογισμούς

 

δείχνει μια επιχείρηση που τρέχει πίσω από τα γεγονότα.

 

Ένα Excel που δείχνει:

• σύνολα, αποκλίσεις, σενάρια
• τι αλλάζει αν αλλάξει κάτι άλλο

 

δείχνει επιχείρηση που προλαβαίνει.

 

3️⃣ Καταλαβαίνεις αν το Excel είναι εργαλείο ή αγγαρεία

Υπάρχουν αρχεία που ανοίγονται μόνο:

• στο τέλος του μήνα
• όταν “πρέπει”
• όταν κάτι έχει ήδη πάει στραβά

 

Και υπάρχουν αρχεία που είναι μέρος της καθημερινής ρουτίνας. Ανοίγουν συχνά, χρησιμοποιούνται ήρεμα, δεν τρομάζουν κανέναν.

Εκεί φαίνεται αν το Excel βοηθά ή απλώς κουράζει.

 

4️⃣ Φαίνεται αν η επιχείρηση σκέφτεται βραχυπρόθεσμα ή μακροπρόθεσμα

Excel χωρίς ιστορικό, χωρίς δομή, χωρίς συνέχεια, είναι Excel για “να βγει η δουλειά σήμερα”.

Excel που:

• κρατούν δεδομένα
• επιτρέπουν σύγκριση
• χτίζουν πάνω στο παλιό

 

δείχνουν επιχείρηση που σκέφτεται και το αύριο.

 

5️⃣ Μαθαίνεις πολλά από αυτά που λείπουν

Ίσως το πιο αποκαλυπτικό στοιχείο.

• Λείπουν έλεγχοι
• Λείπουν εξηγήσεις
• Λείπει σαφήνεια στο τι κάνει τι

 

Όταν ένα Excel θέλει συνεχώς “επεξήγηση”, συνήθως το πρόβλημα δεν είναι ο χρήστης.

 

Μια απλή αλήθεια

Το Excel δεν φταίει για τίποτα. Είναι καθρέφτης.

Δείχνει:

• πώς δουλεύεις
• πώς αποφασίζεις
• πόσο χώρο αφήνεις στο λάθος
• πόσο βασίζεσαι σε ανθρώπους αντί για διαδικασίες

 

Και το καλό είναι ότι… αλλάζει. Και όχι, η λύση δεν έρχεται με περισσότερα φύλλα. Αλλά με καλύτερη σκέψη.

 

Κλείνοντας

Αν θέλεις το Excel σου να δείχνει μια επιχείρηση:

• οργανωμένη
• καθαρή
• αξιόπιστη

 

δεν χρειάζεσαι εντυπωσιασμούς. Χρειάζεσαι σωστή δομή.

 

Καλή αρχή στη χρονιά. Με περισσότερη καθαρότητα και περισσότερη ουσία.

— myExcel.gr