Το «μαγικό» F4, το κρυφό όπλο του Excel!

Το F4 είναι ένα από τα πιο πρακτικά πλήκτρα στο Excel. Δεν χρειάζεται να θυμάσαι σύνθετους συνδυασμούς, δεν απαιτεί ιδιαίτερη εκπαίδευση. Κάνει δύο συγκεκριμένες δουλειές που μειώνουν τα κλικ και επιταχύνουν την καθημερινή εργασία με φύλλα εργασίας.

Τι κάνει το F4 στο Excel

1. Επαναλαμβάνει την τελευταία ενέργεια

Αν μόλις εφάρμοσες μια μορφοποίηση ή μια απλή ενέργεια, μπορείς να την επαναλάβεις σε άλλα κελιά χωρίς να ξαναψάχνεις τα μενού. Παραδείγματα:

• Άλλαξες το χρώμα γεμίσματος σε ένα κελί.
• Πρόσθεσες περιγράμματα σε μια περιοχή.
• Έκανες bold μια επικεφαλίδα.
• Μετέφερες μια ολόκληρη γραμμή.

Επιλέγεις το επόμενο κελί ή περιοχή και πατάς F4. Η ίδια ενέργεια εφαρμόζεται ξανά, χωρίς να αγγίξεις το ποντίκι ή την κορδέλα του Excel.

2. Αλλάζει τον τύπο αναφοράς σε έναν τύπο

Όταν γράφεις έναν τύπο, μπορείς να αλλάζεις γρήγορα την αναφορά ενός κελιού από σχετική σε απόλυτη ή μεικτή, χωρίς να γράφεις χειροκίνητα τα σύμβολα $. Για παράδειγμα, έχεις την αναφορά A1 μέσα σε έναν τύπο:

• Τοποθέτησε τον δρομέα επάνω ή μέσα στην αναφορά A1.
• Πάτα F4.

Κάθε πάτημα του F4 γυρίζει την αναφορά στις εξής μορφές, κυκλικά:

• A1 (σχετική αναφορά)
• $A$1 (απόλυτη γραμμή και στήλη)
• A$1 (σταθερή γραμμή)
• $A1 (σταθερή στήλη)
• και ξανά A1

Γιατί αξίζει να το χρησιμοποιείς

Το F4 δεν είναι "εφέ". Είναι εξοικονόμηση χρόνου. Αν δουλεύεις συχνά με:

• μορφοποιήσεις σε πολλές περιοχές,
• πίνακες και reports,
• τύπους που αντιγράφεις σε πολλές γραμμές και στήλες,
• καθημερινές διορθώσεις σε αρχεία πελατών ή εσωτερικές εφαρμογές,

τότε το F4 γίνεται μέρος της ρουτίνας σου. Μειώνει τα κλικ, περιορίζει τις επαναλαμβανόμενες κινήσεις και σε αφήνει να συγκεντρώνεσαι περισσότερο στο ίδιο το περιεχόμενο και λιγότερο στο «πού βρίσκεται αυτή η εντολή στο μενού».

Πώς να το εντάξεις στη δουλειά σου βήμα προς βήμα

1. Κάνε μια απλή ενέργεια, όπως αλλαγή χρώματος, προσθήκη περιγραμμάτων ή bold σε ένα κελί.
2. Επίλεξε αμέσως μετά άλλο κελί ή περιοχή κελιών.
3. Πάτησε F4 και έλεγξε ότι εφαρμόστηκε η ίδια ακριβώς αλλαγή.
4. Σε έναν τύπο, γράψε π.χ. =A1*B1, τοποθέτησε τον δρομέα στην αναφορά A1 και πάτησε F4 για να τη μετατρέψεις σε $A$1 ή άλλη μορφή, ανάλογα με το τι χρειάζεσαι.
5. Επανάλαβε τη χρήση του F4 σε πραγματικά σενάρια δουλειάς μέχρι να γίνει φυσική κίνηση στο πληκτρολόγιο.

Πράγματα που πρέπει να προσέξεις

• Laptop: Σε πολλά laptop, τα πλήκτρα F1 έως F12 έχουν και δευτερεύουσες λειτουργίες, όπως ένταση ή φωτεινότητα. Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να χρειαστεί να πατήσεις Fn + F4 για να λειτουργήσει σωστά στο Excel.

• Mac: Στο Excel για Mac, η επανάληψη της τελευταίας ενέργειας με F4 δεν δουλεύει όπως στα Windows. Ωστόσο, η αλλαγή τύπου αναφοράς στους τύπους γίνεται με τον συνδυασμό ⌘ + T (Command + T).

• Τύπος ενέργειας: Το F4 επαναλαμβάνει μόνο ενέργειες που το Excel μπορεί να εφαρμόσει ξανά, όπως μορφοποίηση, μετακίνηση γραμμής ή εισαγωγή σειράς. Αν το προηγούμενο σου βήμα ήταν απλή πληκτρολόγηση κειμένου ή άνοιγμα ενός διαλόγου, η επανάληψη με F4 δεν θα έχει αποτέλεσμα.

Συμπέρασμα

Η συστηματική χρήση του F4 είναι ένας απλός τρόπος να κάνεις το Excel πιο γρήγορο και πιο ξεκούραστο. Δεν απαιτεί εκπαίδευση, μόνο συνήθεια. Ξεκίνα με μικρές κινήσεις, παρατήρησε πόσο συχνά επαναλαμβάνεις τις ίδιες εντολές και άρχισε να τις περνάς στο F4. Θα το βρεις μπροστά σου σε κάθε project, από τα πιο απλά έως τα πιο σύνθετα.