Καθαρισμός δεδομένων στο Excel πριν από την ηλεκτρονική τιμολόγηση

Πρακτικές συμβουλές για να οργανώσεις τη λίστα πελατών και ειδών σου, να εντοπίσεις λάθη και να προετοιμάσεις τα αρχεία για εισαγωγή στο νέο σου πρόγραμμα.

Πριν μεταφέρεις πελάτες και είδη σε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης, έλεγξε τη δομή των αρχείων, τα υποχρεωτικά πεδία, τις πιθανές διπλοεγγραφές και τους κωδικούς με αρχικά μηδενικά. Έπειτα, προσάρμοσε τα δεδομένα στις προδιαγραφές εισαγωγής του προγράμματος και κάνε μια μικρή δοκιμή, εφόσον υποστηρίζεται.

Αυτή η προετοιμασία μπορεί να περιορίσει τις αποτυχημένες εισαγωγές, τις διορθώσεις και την ταλαιπωρία μετά τη μεταφορά.

Ο ίδιος πελάτης καταχωρισμένος τρεις φορές. ΑΦΜ που έχουν χάσει το αρχικό μηδενικό. Προϊόντα με διαφορετικές περιγραφές, παρότι είναι ακριβώς τα ίδια. Διευθύνσεις, τηλέφωνα και σημειώσεις συγκεντρωμένα σε ένα κελί.

Αν διατηρείς λίστες στο Excel, κάποια από αυτά πιθανότατα σου είναι γνώριμα.

Η μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι μια καλή αφορμή για να βάλεις τάξη. Ένα νέο πρόγραμμα μπορεί να βελτιώσει τον τρόπο που δουλεύεις, αλλά η μεταφορά των δεδομένων δεν διορθώνει από μόνη της τα λάθη τους.

Τι είναι ο καθαρισμός δεδομένων στο Excel;

Ο καθαρισμός δεδομένων είναι η διαδικασία εντοπισμού και διόρθωσης διπλοεγγραφών, ελλείψεων, ασυνεπών καταχωρίσεων και προβλημάτων μορφοποίησης, ώστε οι πληροφορίες να μπορούν να χρησιμοποιηθούν αξιόπιστα.

Σε μια λίστα πελατών, περιλαμβάνει ελέγχους σε επωνυμίες, ΑΦΜ, διευθύνσεις και στοιχεία επικοινωνίας. Σε μια λίστα ειδών, αφορά κωδικούς, περιγραφές, μονάδες μέτρησης και άλλα απαραίτητα χαρακτηριστικά.

Οι εγγραφές «Δείγμα Εμπορική ΙΚΕ» και «ΔΕΙΓΜΑ ΕΜΠΟΡΙΚΗ Ι.Κ.Ε.» μπορεί να αφορούν τον ίδιο πελάτη. Χρειάζεται όμως επιβεβαίωση πριν τις συγχωνεύσεις.

Αντίστοιχα, οι περιγραφές «Βίδα Μ6 × 20 — τεμάχιο» και «Βίδα Μ6 × 20 — συσκευασία 100 τεμαχίων» έχουν μια ουσιαστική διαφορά που πρέπει να διατηρηθεί.

Ο σωστός καθαρισμός διατηρεί τις πληροφορίες που έχουν σημασία για την επιχείρηση και διορθώνει τις ασυνέπειες που δυσκολεύουν τη χρήση τους.

Πώς να κάνεις έναν βασικό καθαρισμό μόνος σου

1. Κράτησε ανέπαφο το αρχικό αρχείο

Πριν αλλάξεις οτιδήποτε, δημιούργησε ένα αντίγραφο ολόκληρου του αρχείου.

Κράτησε το αρχικό με ένα σαφές όνομα, όπως «Πελάτες_Αρχικό», και δούλεψε σε ένα δεύτερο, όπως «Πελάτες_Έλεγχος».

Έτσι θα μπορείς να συγκρίνεις τις αλλαγές και να ανακτήσεις πληροφορίες αν κάτι διαγραφεί κατά λάθος.

2. Βάλε κάθε πληροφορία στη δική της στήλη

Μια λίστα γίνεται πιο εύχρηστη όταν έχει σταθερή δομή.

Για τους πελάτες, χρησιμοποίησε ξεχωριστές στήλες για κωδικό, επωνυμία, ΑΦΜ, διεύθυνση, ταχυδρομικό κώδικα, πόλη, τηλέφωνο και email.

Για τα είδη, αντίστοιχα, διαχώρισε κωδικό, περιγραφή, μονάδα μέτρησης, κατηγορία και τιμή, εφόσον χρειάζεται στη μεταφορά.

Κάθε γραμμή πρέπει να αντιστοιχεί σε μία εγγραφή. Απόφυγε συγχωνευμένα κελιά, ενδιάμεσες γραμμές με τίτλους και σύνολα μέσα στη λίστα.

Ζήτησε από την αρχή το πρότυπο εισαγωγής του προγράμματος προορισμού. Θα σε βοηθήσει να οργανώσεις τα σωστά πεδία, χωρίς περιττή εργασία.

3. Εντόπισε τα κενά με φίλτρα

Επίλεξε ολόκληρη τη λίστα μαζί με τις επικεφαλίδες και ενεργοποίησε το Φίλτρο από την καρτέλα Δεδομένα.

Στη στήλη που θέλεις να ελέγξεις, χρησιμοποίησε την επιλογή για τα κενά. Έτσι μπορείς να εμφανίσεις πελάτες χωρίς ΑΦΜ, είδη χωρίς κωδικό ή εγγραφές χωρίς επωνυμία.

Ξεκίνα από τα πεδία που απαιτεί το πρόγραμμα προορισμού. Ένα email μπορεί να είναι προαιρετικό, ενώ ο κωδικός είδους μπορεί να είναι απαραίτητος.

Όπου λείπει πληροφορία, σημείωσε την εκκρεμότητα και επιβεβαίωσέ την από αξιόπιστη πηγή. Μην τη συμπληρώνεις με υπόθεση.

4. Προστάτευσε τα ΑΦΜ και τους κωδικούς με αρχικά μηδενικά

Τα ΑΦΜ και οι κωδικοί προϊόντων είναι αναγνωριστικά. Δεν προορίζονται για αριθμητικές πράξεις.

Αν το Excel αντιμετωπίσει τον κωδικό «00125» ως αριθμό, μπορεί να τον μετατρέψει σε «125», αλλάζοντας την πληροφορία που θα μεταφερθεί.

Πριν από νέα πληκτρολόγηση, όρισε τις αντίστοιχες στήλες ως Κείμενο. Κατά την εισαγωγή από άλλο αρχείο, φρόντισε η διαδικασία εισαγωγής να διαβάζει αυτές τις στήλες ως κείμενο.

Η αλλαγή μορφοποίησης δεν επαναφέρει μηδενικά που έχουν ήδη χαθεί. Για τη διόρθωση χρειάζεται σύγκριση με την αρχική πηγή.

Αν χρησιμοποιήσεις CSV, έλεγξε και τον τρόπο με τον οποίο το πρόγραμμα προορισμού διαβάζει τους κωδικούς.

5. Έλεγξε τις διπλοεγγραφές πριν τις διαγράψεις

Μπορείς να επισημάνεις επαναλαμβανόμενες τιμές μέσω της Μορφοποίησης υπό όρους, επιλέγοντας τον κανόνα Διπλότυπες τιμές.

Στους πελάτες, ο έλεγχος του ΑΦΜ μπορεί να βοηθήσει περισσότερο από την επωνυμία. Στα είδη, ξεκίνα από τον κωδικό.

Η επισήμανση είναι αφορμή για έλεγχο. Ο ίδιος πελάτης μπορεί να εμφανίζεται σε διαφορετικά υποκαταστήματα ή με διαφορετικές διευθύνσεις παράδοσης. Δύο εγγραφές μπορεί επίσης να περιέχουν συμπληρωματικές πληροφορίες που χρειάζεται να διατηρήσεις.

Το εργαλείο Κατάργηση διπλοτύπων διαγράφει εγγραφές βάσει των στηλών που επιλέγεις. Χρησιμοποίησέ το αφού επιβεβαιώσεις ποιες εγγραφές περισσεύουν και κρατήσεις αντίγραφο.

6. Ενοποίησε περιγραφές και μονάδες μέτρησης

Διάλεξε έναν σταθερό τρόπο γραφής για κάθε είδος. Διατήρησε όμως χαρακτηριστικά όπως μέγεθος, υλικό, χρώμα, συσκευασία και περιεκτικότητα.

Οι ενδείξεις «τεμ.», «ΤΕΜ» και «τεμάχιο» μπορεί να χρειάζεται να αντιστοιχιστούν στην ίδια αποδεκτή τιμή του νέου προγράμματος.

Αντίθετα, το «τεμάχιο» και το «κιβώτιο» δεν πρέπει να συγχωνευθούν χωρίς έλεγχο της συσκευασίας και της σχέσης μεταξύ τους.

Παραδείγματα καθαρισμού δεδομένων

Τα παραδείγματα είναι ενδεικτικά και δεν αφορούν πραγματικά δεδομένα πελατών.

7. Κάνε μια μικρή δοκιμή εισαγωγής

Ένα τακτοποιημένο Excel δεν είναι απαραίτητα έτοιμο για οποιοδήποτε πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή εμπορικής διαχείρισης.

Το σύστημα προορισμού μπορεί να απαιτεί συγκεκριμένες στήλες, κωδικούς μονάδων μέτρησης, μορφή CSV ή διαχωριστικό.

Ακολούθησε τις οδηγίες του και, εφόσον υποστηρίζεται ασφαλής δοκιμή, ξεκίνα με λίγες αντιπροσωπευτικές εγγραφές.

Έλεγξε ότι:

• Οι πληροφορίες καταχωρίστηκαν στα σωστά πεδία.
• Οι ελληνικοί χαρακτήρες εμφανίζονται σωστά.
• Τα αρχικά μηδενικά διατηρούνται.
• Οι κωδικοί και οι μονάδες μέτρησης αναγνωρίζονται σωστά.

Για δοκιμή σε ενεργό σύστημα, συνεννοήσου με τον υπεύθυνό του ώστε να αποφύγεις ανεπιθύμητες καταχωρίσεις.

Τι κερδίζεις στο μέλλον από τα καθαρά δεδομένα;

Το όφελος συνεχίζεται μετά τη μεταφορά. Αν διατηρήσεις την ίδια ποιότητα καταχωρίσεων στο νέο σύστημα, δημιουργείς μια πιο αξιόπιστη βάση για την καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης.

Πιο γρήγορη εξυπηρέτηση. Βρίσκεις ευκολότερα τον σωστό πελάτη ή προϊόν, χωρίς να ψάχνεις ανάμεσα σε παρόμοιες εγγραφές.

Λιγότερες διορθώσεις και επανέλεγχοι. Περιορίζονται τα προβλήματα που προκαλούν λανθασμένα ή ελλιπή στοιχεία σε καταχωρίσεις και παραστατικά.

Πιο συγκεντρωμένο ιστορικό. Όταν οι συναλλαγές συνδέονται με τη σωστή εγγραφή πελάτη ή είδους, το ιστορικό τους δεν διασπάται σε περιττούς κωδικούς.

Πιο αξιόπιστες αναφορές. Οι πωλήσεις ανά πελάτη, είδος ή κατηγορία αποτυπώνονται πιο συνεκτικά, εφόσον καταχωρίζονται σωστά και οι συναλλαγές.

Ευκολότερη συνεργασία. Το προσωπικό και ο λογιστής δουλεύουν με κοινές ονομασίες και σαφή στοιχεία, μειώνοντας τις επαναλαμβανόμενες διευκρινίσεις.

Καλύτερη βάση για μελλοντικές συνδέσεις. Σταθεροί κωδικοί και οργανωμένα πεδία διευκολύνουν επόμενες μεταφορές ή διασυνδέσεις με αποθήκη, CRM ή ηλεκτρονικό κατάστημα, ανάλογα με τις δυνατότητες των συστημάτων.

Για να διατηρήσεις αυτά τα οφέλη, όρισε έναν υπεύθυνο για τις νέες εγγραφές, έλεγχε αν ένας πελάτης ή ένα είδος υπάρχει ήδη πριν το δημιουργήσεις και εφάρμοζε σταθερούς κανόνες καταχώρισης. Ένας περιοδικός έλεγχος κενών και πιθανών διπλοεγγραφών βοηθά να μην επιστρέψει η αρχική ακαταστασία.

Συχνές ερωτήσεις για την προετοιμασία αρχείων

Αρκεί η κατάργηση διπλοτύπων για να καθαρίσω μια λίστα;

Όχι. Χρειάζεται επίσης έλεγχος ελλείψεων, κωδικών, περιγραφών, μονάδων μέτρησης και δομής. Η διαγραφή διπλοτύπων χωρίς προηγούμενο έλεγχο μπορεί να αφαιρέσει χρήσιμες πληροφορίες.

Μπορεί το ίδιο αρχείο να εισαχθεί σε οποιοδήποτε πρόγραμμα;

Όχι απαραίτητα. Κάθε πρόγραμμα μπορεί να έχει διαφορετικές προδιαγραφές εισαγωγής. Το τελικό αρχείο πρέπει να προσαρμοστεί στο συγκεκριμένο σύστημα.

Μπορώ να διορθώσω τα στοιχεία μετά τη μεταφορά;

Συνήθως υπάρχουν δυνατότητες διόρθωσης, αλλά εξαρτώνται από το πρόγραμμα και από το αν οι εγγραφές έχουν ήδη χρησιμοποιηθεί σε συναλλαγές. Ο έλεγχος πριν από τη μεταφορά περιορίζει αυτή την πρόσθετη εργασία.

Πότε αξίζει να ζητήσεις επαγγελματική βοήθεια;

Ένας βασικός καθαρισμός μπορεί να γίνει εσωτερικά όταν η λίστα είναι μικρή και τα προβλήματα ξεκάθαρα.

Η εργασία γίνεται πιο απαιτητική όταν υπάρχουν χιλιάδες εγγραφές, διαφορετικά αρχεία που πρέπει να ενοποιηθούν, αμφίβολες διπλοεγγραφές ή αντιστοιχίσεις παλιών και νέων κωδικών.

Τότε χρειάζεται οργανωμένη διαδικασία: έλεγχος της αρχικής κατάστασης, συμφωνία για τις αλλαγές, διατήρηση των απαραίτητων πληροφοριών και προσαρμογή στις προδιαγραφές εισαγωγής.

Επαγγελματικός καθαρισμός και προετοιμασία αρχείων από το myExcel.gr

Στο myExcel.gr αναλαμβάνουμε τον καθαρισμό, την οργάνωση και την προετοιμασία αρχείων πελατών και ειδών για τη μεταφορά τους στο πρόγραμμα που χρησιμοποιείς.

Ανάλογα με τις ανάγκες σου, η εργασία μπορεί να περιλαμβάνει:

• Εντοπισμό και διαχείριση διπλοεγγραφών.
• Ενοποίηση δεδομένων από διαφορετικά αρχεία.
• Οργάνωση πεδίων και τυποποίηση περιγραφών.
• Ελέγχους για κενά ή ασυνεπή στοιχεία.
• Αντιστοίχιση κωδικών και μονάδων μέτρησης.
• Προετοιμασία των τελικών αρχείων σύμφωνα με τις προδιαγραφές του προγράμματος προορισμού.

Παραδίδουμε τα συμφωνημένα τελικά αρχεία, μαζί με σύντομη αναφορά των αλλαγών και ξεχωριστή λίστα για όσα στοιχεία χρειάζονται δική σου επιβεβαίωση.

Για δωρεάν αρχική εκτίμηση, στείλε μας ένα μικρό ανωνυμοποιημένο δείγμα και το πρότυπο ή τις οδηγίες εισαγωγής του προγράμματός σου.

Αντικατάστησε τα πραγματικά στοιχεία πελατών με πλασματικά, διατηρώντας τη δομή και τα προβλήματα που θέλεις να εξετάσουμε.

Θα αξιολογήσουμε την εργασία και θα σου δώσουμε προσφορά πριν προχωρήσουμε.

Τα καθαρά δεδομένα είναι μια επένδυση που συνεχίζει να αποδίδει κάθε φορά που αναζητάς έναν πελάτη, καταχωρίζεις ένα είδος ή χρειάζεσαι μια αξιόπιστη αναφορά.