7 λάθη στην κοστολόγηση μιας κατασκευής που μπορούν να σου φάνε το κέρδος
Ένα έργο μπορεί να πάει εξαιρετικά τεχνικά και παρ’ όλα αυτά να αποδειχθεί κακή δουλειά οικονομικά.
Τα υλικά παραδόθηκαν στην ώρα τους. Τα συνεργεία δούλεψαν σωστά. Ο πελάτης έμεινε ικανοποιημένος. Το έργο ολοκληρώθηκε χωρίς ιδιαίτερα προβλήματα.
Κι όμως, όταν στο τέλος μπουν κάτω όλα τα έξοδα, το κέρδος είναι πολύ μικρότερο από αυτό που είχες υπολογίσει.
Γιατί;
Στις κατασκευές και τις ανακαινίσεις, το κέρδος δεν χάνεται πάντα από ένα μεγάλο και θεαματικό λάθος. Πολύ συχνότερα χάνεται λίγο-λίγο: από ένα επιπλέον ημερομίσθιο, μια μεταφορά που δεν υπολογίστηκε, κάποια αναλώσιμα, μία εργολαβία που τελικά κόστισε περισσότερο ή μια αλλαγή στις ποσότητες των υλικών.
Και όταν αυτά τα «λίγα» συγκεντρωθούν, μπορεί να μην είναι καθόλου λίγα.
Ας δούμε 7 από τα συνηθέστερα λάθη στην κοστολόγηση μιας κατασκευής ή ανακαίνισης που μπορούν να αλλοιώσουν την πραγματική εικόνα του κόστους και να «φάνε» σημαντικό μέρος από το κέρδος ενός έργου.
1. Υπολογίζεις μόνο τα μεγάλα κόστη
Όταν γίνεται μια πρώτη εκτίμηση ενός έργου, η σκέψη πηγαίνει συνήθως στα προφανή:
- πόσο θα κοστίσουν τα υλικά,
- πόσα ημερομίσθια θα χρειαστούν,
- πόσο θα χρεώσει ο ηλεκτρολόγος,
- πόσο ο υδραυλικός,
- πόσο κάποιο άλλο εξωτερικό συνεργείο.
Όλα σωστά.
Το πρόβλημα είναι ότι το πραγματικό κόστος ενός έργου δεν τελειώνει εκεί.
Υπάρχουν μεταφορές, καύσιμα, διόδια, ενοικιάσεις εξοπλισμού, μικροϋλικά, αναλώσιμα, πρόσθετες παραδόσεις και δεκάδες ακόμη δαπάνες που μεμονωμένα φαίνονται μικρές.
Ας υποθέσουμε ότι σε ένα έργο των 25.000 € προκύπτουν κατά τη διάρκειά του άλλα 800 € από τέτοια έξοδα.
Τα 800 € μπορεί να είναι μόλις ένα μικρό ποσοστό του συνολικού έργου.
Αν όμως το αναμενόμενο κέρδος σου ήταν 3.000 €, μόλις έχασες περισσότερο από το ένα τέταρτό του.
Μικρό έξοδο για το έργο δεν σημαίνει απαραίτητα μικρό έξοδο για το κέρδος.
2. Μπερδεύεις την εκτίμηση με το πραγματικό κόστος
Η αρχική κοστολόγηση είναι απαραίτητη.
Δεν είναι όμως το τέλος της διαδικασίας.
Η τιμή ενός υλικού μπορεί να αλλάξει. Μπορεί να χρειαστούν μεγαλύτερες ποσότητες. Μια εργασία που υπολογίστηκε για τρεις ημέρες μπορεί να χρειαστεί τέσσερις. Ο πελάτης μπορεί να ζητήσει μια αλλαγή στην πορεία.
Το αρχικό κοστολόγιο είναι ουσιαστικά μια φωτογραφία του έργου πριν ξεκινήσει. Το πραγματικό κόστος, όμως, διαμορφώνεται όσο το έργο εξελίσσεται.
Αν συνεχίζεις να αξιολογείς την κερδοφορία σου αποκλειστικά με βάση τον αρχικό υπολογισμό, είναι πολύ εύκολο να πιστεύεις ότι το έργο βρίσκεται εντός προϋπολογισμού ενώ στην πραγματικότητα έχει ήδη αρχίσει να ξεφεύγει.
Η κοστολόγηση πρέπει να είναι ζωντανή διαδικασία. Κάθε σημαντική μεταβολή πρέπει να περνά στην οικονομική εικόνα του έργου.
3. Δεν καταγράφεις σωστά το πραγματικό κόστος εργασίας
«Θα χρειαστούν περίπου πέντε μέρες.»
Μια φράση που ακούγεται συχνά σε ένα τεχνικό έργο.
Μόνο που οι πέντε μέρες μπορεί τελικά να γίνουν έξι. Και μπορεί να υπάρξουν υπερωρίες. Και ίσως χρειαστεί ακόμη ένας εργαζόμενος για μία ή δύο ημέρες.
Η εργασία είναι από τις κατηγορίες κόστους στις οποίες μια μικρή απόκλιση πολλαπλασιάζεται πολύ εύκολα.
Για παράδειγμα, μια επιπλέον ημέρα για τρία άτομα δεν είναι απλώς «μία ημέρα καθυστέρηση». Οικονομικά είναι τρία επιπλέον ημερομίσθια, ενδεχομένως μαζί με πρόσθετα έξοδα μετακίνησης ή υπερωριών.
Γι' αυτό δεν αρκεί μια γενική εγγραφή:
«Εργατικά: 4.000 €»
Χρειάζεται να γνωρίζεις πώς προκύπτει αυτό το ποσό: ποιοι εργάστηκαν, πόσες ημέρες, με ποιο ημερομίσθιο και ποιες πρόσθετες ώρες χρειάστηκαν.
Όσο πιο καθαρή είναι η εικόνα, τόσο γρηγορότερα μπορείς να αντιληφθείς μια απόκλιση πριν γίνει πρόβλημα.
4. Βάζεις εργασία και εργολαβίες στο ίδιο «τσουβάλι»
Δεν είναι το ίδιο πράγμα.
Άλλο το προσωπικό ή το συνεργείο που κοστολογείται με ημέρες εργασίας, ημερομίσθια και υπερωρίες και άλλο ένας εξωτερικός συνεργάτης που αναλαμβάνει μια συγκεκριμένη εργασία έναντι συμφωνημένου ποσού.
Όταν όλα καταλήγουν σε μια γενική κατηγορία «Εργατικά», χάνεται πολύτιμη πληροφορία.
Και μαζί της χάνεται η δυνατότητα να απαντήσεις εύκολα σε ερωτήματα όπως:
- Πόσο μου κόστισε το δικό μου συνεργείο;
- Πόσο κόστισαν οι εξωτερικοί συνεργάτες;
- Ποια κατηγορία επιβάρυνε περισσότερο το έργο;
- Σε ποιο σημείο υπήρξε η μεγαλύτερη απόκλιση;
Η καλή κοστολόγηση δεν πρέπει απλώς να σου δίνει ένα τελικό νούμερο.
Πρέπει να σου δείχνει από πού προήλθε αυτό το νούμερο.
5. Έχεις τα στοιχεία του έργου σκορπισμένα παντού
Ένα ποσό σε ένα Excel.
Μια τιμή υλικού σε ένα email.
Τρία ημερομίσθια σημειωμένα σε ένα χαρτί.
Μια εργολαβία σε κάποιο PDF.
Δύο μεταφορές που θυμάσαι ότι πλήρωσες αλλά δεν θυμάσαι ακριβώς πόσο.
Και κάπου εδώ αρχίζει το κυνήγι του χαμένου κόστους.
Όσο μικρότερο είναι ένα έργο, τόσο πιο εύκολο είναι να πιστέψουμε ότι μπορούμε να το παρακολουθήσουμε «στο περίπου».
Όσο όμως αυξάνονται οι εργασίες, τα υλικά και οι συνεργάτες, η μνήμη παύει να είναι εργαλείο διαχείρισης.
Χρειάζεται ένα κεντρικό σημείο όπου να συγκεντρώνονται οι βασικές κατηγορίες του κόστους.
Όχι επειδή ένα οργανωμένο Excel κάνει το έργο φθηνότερο.
Αλλά επειδή σε βοηθά να γνωρίζεις πόσο πραγματικά κοστίζει.
6. Δεν υπολογίζεις τι σημαίνει μια αλλαγή για το συνολικό έργο
«Βάλε άλλα 20 τετραγωνικά.»
«Θα χρειαστούμε λίγα ακόμη υλικά.»
«Ας κάνουμε κι αυτή την εργασία αφού είμαστε εδώ.»
Οι αλλαγές αυτές είναι καθημερινότητα στις κατασκευές και τις ανακαινίσεις.
Το πρόβλημα ξεκινά όταν αντιμετωπίζονται μόνο τεχνικά και όχι οικονομικά.
Κάθε αλλαγή μπορεί να επηρεάσει περισσότερες από μία κατηγορίες ταυτόχρονα:
περισσότερα υλικά + περισσότερα ημερομίσθια + πρόσθετη μεταφορά + νέα εργολαβία + επιπλέον αναλώσιμα.
Έτσι, μια αλλαγή που αρχικά φαίνεται μικρή μπορεί τελικά να έχει πολύ μεγαλύτερη επίδραση στο συνολικό κόστος.
Γι' αυτό κάθε ουσιαστική μεταβολή στο έργο πρέπει να περνά και από το κοστολόγιο.
Διαφορετικά, το έργο αλλάζει αλλά ο οικονομικός σου υπολογισμός μένει πίσω.
7. Κοιτάζεις την αξία του έργου και όχι το κέρδος
Ένα έργο των 50.000 € μπορεί να είναι εξαιρετική δουλειά.
Μπορεί επίσης να είναι πολύ χειρότερη δουλειά από ένα έργο των 15.000 €.
Η αξία ενός έργου από μόνη της δεν λέει πολλά για την πραγματική οικονομική του απόδοση.
Αυτό που έχει σημασία είναι τι απομένει αφού υπολογιστούν όλα τα κόστη.
Αν, για παράδειγμα, ένα έργο τιμολογείται 30.000 € και υπολογίζεις ότι θα σου κοστίσει 25.000 €, περιμένεις μια διαφορά 5.000 €.
Αν όμως στην πορεία εμφανιστούν:
- 700 € επιπλέον υλικά,
- 500 € πρόσθετη εργασία,
- 400 € μεταφορές και λοιπά έξοδα,
- 600 € πρόσθετη εργολαβία,
το κόστος έφτασε ήδη τις 27.200 €.
Δεν έχασες 2.200 € από τον τζίρο σου.
Έχασες 2.200 € από τα 5.000 € που περίμενες να σου μείνουν.
Εκεί βρίσκεται ο πραγματικός κίνδυνος της κακής κοστολόγησης.
Η λύση δεν είναι περισσότερα χαρτιά. Είναι καλύτερη εικόνα.
Δεν χρειάζεται κάθε μικρό τεχνικό γραφείο, εργολάβος ή επαγγελματίας να εγκαταστήσει ένα περίπλοκο σύστημα διαχείρισης έργων για να έχει μια σοβαρή εικόνα του κόστους του.
Χρειάζεται όμως μια σταθερή διαδικασία.
- Να καταγράφει τα υλικά.
- Να υπολογίζει σωστά την εργασία.
- Να ξεχωρίζει τις εργολαβίες.
- Να μη χάνει από τα μάτια του τα υπόλοιπα έξοδα.
- Να μπορεί να βλέπει όλα τα παραπάνω συγκεντρωμένα σε ένα καθαρό κοστολόγιο.
Αυτός ακριβώς ήταν και ο λόγος που δημιουργήσαμε στο myExcel.gr την Εφαρμογή Κοστολόγησης Κατασκευών και Ανακαινίσεων στο Excel.
Ένα οργανωμένο κοστολόγιο για κάθε έργο
Η εφαρμογή οργανώνει το κόστος του έργου σε τέσσερις βασικές κατηγορίες:
- Υλικά
- Εργασία
- Εργολαβίες
- Άλλα Έξοδα
Στα υλικά μπορείς να καταχωρείς ομάδες, μονάδες μέτρησης, ποσότητες και τιμές. Στην εργασία, ημερομίσθια, ημέρες απασχόλησης και υπερωρίες. Οι εξωτερικές εργολαβίες παρακολουθούνται ξεχωριστά, ενώ καύσιμα, διόδια, μεταφορές, ενοικιάσεις και αναλώσιμα μπορούν να ενταχθούν στα άλλα έξοδα.
Στο τέλος, η εφαρμογή δημιουργεί αυτόματα το συγκεντρωτικό κοστολόγιο του έργου, με επιμέρους σύνολα και γενικό σύνολο, το οποίο μπορεί να εκτυπωθεί ή να εξαχθεί σε PDF.
Δεν αντικαθιστά την εμπειρία του μηχανικού ή του εργολάβου.
Ούτε μπορεί να γνωρίζει εκ των προτέρων ποιο απρόοπτο θα εμφανιστεί αύριο στο εργοτάξιο.
Κάνει όμως κάτι πολύ πιο πρακτικό:
Σε βοηθά να μη χάνεις από τα μάτια σου τα χρήματα που ήδη γνωρίζεις ότι ξοδεύεις.
Και πολλές φορές, εκεί ακριβώς κρύβεται η διαφορά ανάμεσα σε ένα έργο που απλώς «πήγε καλά» και σε ένα έργο που ήταν πραγματικά κερδοφόρο.
Πριν ξεκινήσεις το επόμενο έργο...
Κάνε μια απλή ερώτηση:
Αν σήμερα κάποιος με ρωτούσε πόσο ακριβώς μου κοστίζει αυτό το έργο και από πού προκύπτει το ποσό, θα μπορούσα να του απαντήσω σε δύο λεπτά;
Αν η απάντηση είναι όχι, ίσως δεν χρειάζεσαι περισσότερους υπολογισμούς.
Ίσως χρειάζεσαι καλύτερη οργάνωση.
Θέλεις να οργανώσεις καλύτερα το κόστος του επόμενου έργου σου;
Δες την έτοιμη Εφαρμογή Κοστολόγησης Κατασκευών και Ανακαινίσεων του myExcel.gr και συγκέντρωσε υλικά, εργασία, εργολαβίες και λοιπά έξοδα σε ένα οργανωμένο αρχείο Excel.
Συχνές ερωτήσεις για την κοστολόγηση κατασκευών
Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα σωστό κοστολόγιο κατασκευής;
Ένα ολοκληρωμένο κοστολόγιο πρέπει να περιλαμβάνει όχι μόνο τα υλικά και τα εργατικά, αλλά και εξωτερικές εργολαβίες, μεταφορές, καύσιμα, ενοικιάσεις, αναλώσιμα και κάθε άλλο έξοδο που σχετίζεται άμεσα με το έργο.
Γιατί το πραγματικό κόστος διαφέρει συχνά από την αρχική εκτίμηση;
Κατά τη διάρκεια ενός έργου μπορεί να αλλάξουν οι τιμές ή οι ποσότητες των υλικών, να χρειαστούν περισσότερα ημερομίσθια, να προκύψουν νέες εργασίες ή να εμφανιστούν έξοδα που δεν είχαν προβλεφθεί αρχικά.
Πρέπει οι εργολαβίες να καταγράφονται ξεχωριστά από τα εργατικά;
Ναι. Το κόστος του προσωπικού ή ενός συνεργείου που υπολογίζεται με ημερομίσθια είναι διαφορετική κατηγορία από μια εργασία που αναλαμβάνει εξωτερικός συνεργάτης έναντι συμφωνημένου ποσού. Η ξεχωριστή καταγραφή δίνει καθαρότερη εικόνα του κόστους.
Μπορώ να κάνω κοστολόγηση κατασκευών στο Excel;
Ναι. Το Excel μπορεί να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά για την κοστολόγηση κατασκευών, αρκεί το αρχείο να έχει σωστή δομή και να οργανώνει με συνέπεια τις διαφορετικές κατηγορίες κόστους και τους σχετικούς υπολογισμούς.
Σε ποιους απευθύνεται μια εφαρμογή κοστολόγησης κατασκευών;
Μπορεί να χρησιμοποιηθεί από μηχανικούς, εργολάβους, τεχνικά γραφεία, συνεργεία και επαγγελματίες που θέλουν να οργανώνουν συστηματικά το κόστος κατασκευών, ανακαινίσεων και άλλων τεχνικών έργων.