Απλή εφαρμογή Excel για παρακολούθηση υπολοίπων πελατών/προμηθευτών
Διαχειριστείτε εύκολα τα τιμολόγια, τις πληρωμές και τα ανοιχτά υπόλοιπα των πελατών είτε των προμηθευτών σας.
Η εφαρμογή παρέχεται σε 2 μορφές, είτε με παρακολούθηση έργων και εργασιών, ιδανική για πολιτικούς μηχανικούς, είτε χωρίς έργα και εργασίες, ιδανική για όλους τους υπόλοιπους κλάδους.
Περιγραφή της εφαρμογής:
1. Καρτέλα ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΟΙ
Αυτή η καρτέλα περιέχει τη λίστα των πελατών ή προμηθευτών σας. Για κάθε εγγραφή συμπληρώνετε ένα όνομα και στοιχεία επικοινωνίας. Οι άλλες στήλες υπολογίζονται αυτόματα όταν προσθέτετε από τη βάση δεδομένων και δείχνουν για κάθε συναλλασσόμενο, το σύνολο των τιμολογίων του, τις πληρωμές που έχουν γίνει και το ανοιχτό υπόλοιπο. Για να προσθέσετε έναν νέο συναλλασσόμενο κάνετε κλικ στο κουμπί πάνω δεξιά. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα φίλτρα του πίνακα για να δείτε για παράδειγμα μόνο τους συναλλασσόμενους που έχουν ανοιχτά υπόλοιπα.
2. Καρτέλα ΕΡΓΑ
Αυτή η καρτέλα περιέχει τη λίστα των έργων σας. Για κάθε ένα συμπληρώνετε ένα όνομα, προαιρετικές σημειώσεις και τον συμφωνημένο προϋπολογισμό του. Οι άλλες στήλες υπολογίζονται αυτόματα όταν προσθέτετε συναλλαγές στη βάση δεδομένων και δείχνουν το σύνολο τιμολογίων ανά έργο, τις συνολικές πληρωμές που έχουν γίνει, το ανοιχτό υπόλοιπο καθώς και την απόκλιση των τιμολογίων από τον αρχικό προϋπολογισμό. Για να προσθέσετε ένα νέο έργο, πατήστε στο κουμπί πάνω δεξιά. Κι εδώ μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα φίλτρα του πίνακα για να δείτε για παράδειγμα μόνο τα έργα που έχουν απόκλιση από τον αρχικό προϋπολογισμό τους.
3. Καρτέλα ΕΡΓΑΣΙΕΣ
Σε αυτό το φύλλο εισάγετε τις εργασίες που θέλετε να είναι διαθέσιμες στην εφαρμογή. Μπορείτε να προσθέσετε νέες εργασίες πατώντας το αντίστοιχο κουμπί.
4. Καρτέλα ΣΥΝΑΛΛΑΓΕΣ
Εδώ προσθέτετε όλες τις συναλλαγές σας.
Οι συναλλαγές μπορεί να είναι είτε «τιμολόγια» είτε «πληρωμές». Προσθέτετε ένα τιμολόγιο όταν λαμβάνετε ένα τιμολόγιο από έναν προμηθευτή σας ή αντίστοιχα όταν στέλνετε ένα τιμολόγιο σε πελάτη σας. Καταχωρείτε μία πληρωμή όταν κάνετε μία πληρωμή σε προμηθευτή σας ή αντίστοιχα όταν δέχεστε μία πληρωμή από πελάτη σας, ανάλογα με τον τρόπο που χρησιμοποιείτε την εφαρμογή. Οι πληρωμές μπορούν να είναι είτε πλήρεις (όλο το ποσό ενός τιμολογίου), είτε τμηματικές, ανάλογα τις συμφωνίες που έχετε με τον εκάστοτε συναλλασσόμενο. Τα τιμολόγια εμφανίζονται με κίτρινο και οι πληρωμές με κυανό χρώμα στον πίνακα συναλλαγών.
Για να προσθέσετε μια νέα συναλλαγή πατήστε ένα από τα δύο κουμπιά στο επάνω μέρος του πίνακα.
Για κάθε νέα συναλλαγή κάνετε τα παρακάτω:
α. Πληκτρολογήστε μια ημερομηνία
β. Πληκτρολογήστε τον αριθμό τιμολογίου ή οποιονδήποτε άλλο μοναδικό κωδικό ανά τιμολόγιο. Αυτός ο κωδικός συσχετίζει κάθε τιμολόγιο με τις πληρωμές της, ώστε η εφαρμογή να μπορεί να εμφανίζει σωστά τα υπόλοιπα των ανεξόφλητων τιμολογίων.
γ. Ο τύπος συναλλαγής συμπληρώνεται αυτόματα
δ. Επιλέξτε έναν συναλλασσόμενο από τη λίστα
ε. Επιλέξτε ένα έργο από τη λίστα
στ. Επιλέξτε μια εργασία από τη λίστα
ζ. Πληκτρολογήστε το ποσό τιμολογίου ή το ποσό πληρωμής
η. Το ανοιχτό υπόλοιπο υπολογίζεται αυτόματα για τα τιμολόγια
θ. Η στήλη Πληρωμή δείχνει κόκκινο X όταν ένα τιμολόγιο δεν είναι εξοφλημένο και πράσινο V όταν έχει εξοφληθεί πλήρως
ι. Προσθέστε προαιρετικές σημειώσεις
Εάν κάνετε διπλό κλικ στον αριθμό ενός τιμολογίου, η εφαρμογή θα δημιουργήσει αυτόματα μια νέα γραμμή πληρωμής στον πίνακα για το συγκεκριμένο τιμολόγιο. Εσείς απλά συμπληρώνετε την ημερομηνία και το ποσό πληρωμής.
Μπορείτε να εμφανίσετε μόνο τα τιμολόγια που έχουν ανοιχτό υπόλοιπο πατώντας το κουμπί ΑΝΕΞΟΦΛΗΤΑ επάνω δεξιά. Ή να εμφανίσετε ξανά όλες τις εγγραφές με το διπλανό κουμπί.
Μπορείτε φυσικά να χρησιμοποιήσετε τα φίλτρα σε όλες τις στήλες για να ταξινομήσετε/φιλτράρετε τα δεδομένα και να δημιουργήσετε σύντομες αναφορές.
5. Καρτέλα ΑΝΑΦΟΡΑ
Χρησιμοποιήστε τα φίλτρα στο επάνω μέρος για να επιλέξετε προμηθευτή, έργο και εργασία (προαιρετικά) για να δείτε το ιστορικό ενός προμηθευτή / έργου / εργασίας, κατά ημερομηνία.
Αν είστε εξοικειωμένοι με τα Pivot Tables του Excel μπορείτε να δημιουργήσετε νέα φύλλα στην εφαρμογή που θα φιλοξενούν Pivots και γραφήματα, αντλώντας δεδομένα από το φύλλο Κινήσεων.
Η εφαρμογή παρέχεται σε 2 μορφές, είτε με παρακολούθηση έργων και εργασιών, ιδανική για πολιτικούς μηχανικούς, είτε χωρίς έργα και εργασίες, ιδανική για όλους τους υπόλοιπους κλάδους.
Περιγραφή της εφαρμογής:
1. Καρτέλα ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΟΙ
Αυτή η καρτέλα περιέχει τη λίστα των πελατών ή προμηθευτών σας. Για κάθε εγγραφή συμπληρώνετε ένα όνομα και στοιχεία επικοινωνίας. Οι άλλες στήλες υπολογίζονται αυτόματα όταν προσθέτετε από τη βάση δεδομένων και δείχνουν για κάθε συναλλασσόμενο, το σύνολο των τιμολογίων του, τις πληρωμές που έχουν γίνει και το ανοιχτό υπόλοιπο. Για να προσθέσετε έναν νέο συναλλασσόμενο κάνετε κλικ στο κουμπί πάνω δεξιά. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα φίλτρα του πίνακα για να δείτε για παράδειγμα μόνο τους συναλλασσόμενους που έχουν ανοιχτά υπόλοιπα.
2. Καρτέλα ΕΡΓΑ
Αυτή η καρτέλα περιέχει τη λίστα των έργων σας. Για κάθε ένα συμπληρώνετε ένα όνομα, προαιρετικές σημειώσεις και τον συμφωνημένο προϋπολογισμό του. Οι άλλες στήλες υπολογίζονται αυτόματα όταν προσθέτετε συναλλαγές στη βάση δεδομένων και δείχνουν το σύνολο τιμολογίων ανά έργο, τις συνολικές πληρωμές που έχουν γίνει, το ανοιχτό υπόλοιπο καθώς και την απόκλιση των τιμολογίων από τον αρχικό προϋπολογισμό. Για να προσθέσετε ένα νέο έργο, πατήστε στο κουμπί πάνω δεξιά. Κι εδώ μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα φίλτρα του πίνακα για να δείτε για παράδειγμα μόνο τα έργα που έχουν απόκλιση από τον αρχικό προϋπολογισμό τους.
3. Καρτέλα ΕΡΓΑΣΙΕΣ
Σε αυτό το φύλλο εισάγετε τις εργασίες που θέλετε να είναι διαθέσιμες στην εφαρμογή. Μπορείτε να προσθέσετε νέες εργασίες πατώντας το αντίστοιχο κουμπί.
4. Καρτέλα ΣΥΝΑΛΛΑΓΕΣ
Εδώ προσθέτετε όλες τις συναλλαγές σας.
Οι συναλλαγές μπορεί να είναι είτε «τιμολόγια» είτε «πληρωμές». Προσθέτετε ένα τιμολόγιο όταν λαμβάνετε ένα τιμολόγιο από έναν προμηθευτή σας ή αντίστοιχα όταν στέλνετε ένα τιμολόγιο σε πελάτη σας. Καταχωρείτε μία πληρωμή όταν κάνετε μία πληρωμή σε προμηθευτή σας ή αντίστοιχα όταν δέχεστε μία πληρωμή από πελάτη σας, ανάλογα με τον τρόπο που χρησιμοποιείτε την εφαρμογή. Οι πληρωμές μπορούν να είναι είτε πλήρεις (όλο το ποσό ενός τιμολογίου), είτε τμηματικές, ανάλογα τις συμφωνίες που έχετε με τον εκάστοτε συναλλασσόμενο. Τα τιμολόγια εμφανίζονται με κίτρινο και οι πληρωμές με κυανό χρώμα στον πίνακα συναλλαγών.
Για να προσθέσετε μια νέα συναλλαγή πατήστε ένα από τα δύο κουμπιά στο επάνω μέρος του πίνακα.
Για κάθε νέα συναλλαγή κάνετε τα παρακάτω:
α. Πληκτρολογήστε μια ημερομηνία
β. Πληκτρολογήστε τον αριθμό τιμολογίου ή οποιονδήποτε άλλο μοναδικό κωδικό ανά τιμολόγιο. Αυτός ο κωδικός συσχετίζει κάθε τιμολόγιο με τις πληρωμές της, ώστε η εφαρμογή να μπορεί να εμφανίζει σωστά τα υπόλοιπα των ανεξόφλητων τιμολογίων.
γ. Ο τύπος συναλλαγής συμπληρώνεται αυτόματα
δ. Επιλέξτε έναν συναλλασσόμενο από τη λίστα
ε. Επιλέξτε ένα έργο από τη λίστα
στ. Επιλέξτε μια εργασία από τη λίστα
ζ. Πληκτρολογήστε το ποσό τιμολογίου ή το ποσό πληρωμής
η. Το ανοιχτό υπόλοιπο υπολογίζεται αυτόματα για τα τιμολόγια
θ. Η στήλη Πληρωμή δείχνει κόκκινο X όταν ένα τιμολόγιο δεν είναι εξοφλημένο και πράσινο V όταν έχει εξοφληθεί πλήρως
ι. Προσθέστε προαιρετικές σημειώσεις
Εάν κάνετε διπλό κλικ στον αριθμό ενός τιμολογίου, η εφαρμογή θα δημιουργήσει αυτόματα μια νέα γραμμή πληρωμής στον πίνακα για το συγκεκριμένο τιμολόγιο. Εσείς απλά συμπληρώνετε την ημερομηνία και το ποσό πληρωμής.
Μπορείτε να εμφανίσετε μόνο τα τιμολόγια που έχουν ανοιχτό υπόλοιπο πατώντας το κουμπί ΑΝΕΞΟΦΛΗΤΑ επάνω δεξιά. Ή να εμφανίσετε ξανά όλες τις εγγραφές με το διπλανό κουμπί.
Μπορείτε φυσικά να χρησιμοποιήσετε τα φίλτρα σε όλες τις στήλες για να ταξινομήσετε/φιλτράρετε τα δεδομένα και να δημιουργήσετε σύντομες αναφορές.
5. Καρτέλα ΑΝΑΦΟΡΑ
Χρησιμοποιήστε τα φίλτρα στο επάνω μέρος για να επιλέξετε προμηθευτή, έργο και εργασία (προαιρετικά) για να δείτε το ιστορικό ενός προμηθευτή / έργου / εργασίας, κατά ημερομηνία.
Αν είστε εξοικειωμένοι με τα Pivot Tables του Excel μπορείτε να δημιουργήσετε νέα φύλλα στην εφαρμογή που θα φιλοξενούν Pivots και γραφήματα, αντλώντας δεδομένα από το φύλλο Κινήσεων.
Τιμή εφαρμογής: €120,00 + Φ.Π.Α. 24%