10 Χαρακτηριστικά του Excel που δεν χρησιμοποιείς, αλλά πρέπει!

Το Excel έχει αμέτρητες δυνατότητες, αλλά πολλοί χρήστες παραμένουν στις βασικές του λειτουργίες. Εδώ θα δεις 10 χαρακτηριστικά που μπορούν να σου εξοικονομήσουν ώρες δουλειάς και να αυτοματοποιήσουν εργασίες που μέχρι τώρα έκανες χειροκίνητα!

1. Power Query – Ο Βασιλιάς της Αυτοματοποίησης Δεδομένων

Το Power Query σου επιτρέπει να εισάγεις, καθαρίζεις και μετασχηματίζεις δεδομένα αυτόματα, χωρίς να χρειάζεται να τα επεξεργάζεσαι με το χέρι.

Παράδειγμα:

Έχεις μια στήλη με ονόματα που περιέχουν μικτά κεφαλαία και πεζά γράμματα και θέλεις να τα μετατρέψεις όλα σε κεφαλαία αυτόματα.

• Επιλέγεις τα δεδομένα.
• Πηγαίνεις στο Data > Get & Transform > From Table/Range.
• Στο Power Query, επιλέγεις τη στήλη και πατάς Transform > Uppercase.
• Πατάς Close & Load και κάθε φορά που προσθέτεις νέα δεδομένα, η μετατροπή θα γίνεται αυτόματα!

2. XLOOKUP – Ο Διάδοχος του VLOOKUP

Το XLOOKUP είναι πιο ευέλικτο, δουλεύει και προς τα αριστερά και επιστρέφει πολλαπλές τιμές ταυτόχρονα.

Παράδειγμα:

Θέλεις να βρεις την τιμή ενός προϊόντος από μια λίστα, ανεξάρτητα από το αν η τιμή είναι δεξιά ή αριστερά του ονόματος.

    =XLOOKUP("Μήλο", A2:A10, B2:B10)
    

3. Dynamic Arrays – Μια Συνάρτηση, Πολλαπλά Αποτελέσματα!

Οι δυναμικοί πίνακες σου επιτρέπουν να επιστρέφεις πολλαπλές τιμές με μία μόνο συνάρτηση.

Παράδειγμα:

Θέλεις να πάρεις μια λίστα με μοναδικές τιμές από μια στήλη.

    =UNIQUE(A2:A100)
    

Η λίστα ανανεώνεται δυναμικά όταν προστίθενται νέα δεδομένα!

4. LET – Γράψε Καθαρότερο και Ταχύτερο Κώδικα

Η LET επιτρέπει τη χρήση μεταβλητών μέσα σε τύπους, κάνοντας τους πιο καθαρούς και γρήγορους.

Παράδειγμα:

Υπολογισμός έκπτωσης και τελικής τιμής ενός προϊόντος.

    =LET(Αρχική; 100; Έκπτωση; 20; Αρχική - Έκπτωση)
    

Βοηθάει στην καθαρότητα και την ταχύτητα υπολογισμών!

5. Data Validation με Λίστες – Έλεγχος Εισαγωγής Δεδομένων

Επιτρέπει να δημιουργήσεις λίστες επιλογών για να αποφύγεις λάθη κατά την εισαγωγή δεδομένων.

Παράδειγμα:

Θέλεις οι χρήστες να επιλέγουν μόνο "Ναι" ή "Όχι" σε μια στήλη.

• Πηγαίνεις στο Data > Data Validation > List.
• Στο "Source" γράφεις: Ναι,Όχι.

Εξασφαλίζεις σωστή καταχώριση δεδομένων, χωρίς σφάλματα!

6. Conditional Formatting με Formulas – Έξυπνη Οπτικοποίηση Δεδομένων

Η Μορφοποίηση υπό Όρους (Conditional Formatting) σου επιτρέπει να εφαρμόζεις αυτόματες μορφοποιήσεις σε κελιά, ανάλογα με τις τιμές τους. Αυτό είναι χρήσιμο για να εντοπίζεις με μια ματιά ποια δεδομένα ξεχωρίζουν, όπως μεγάλα ποσά, χαμηλές επιδόσεις ή ημερομηνίες που πλησιάζουν.

Παράδειγμα:

Έστω ότι έχεις μια στήλη με ποσά πωλήσεων (στήλη A) και θέλεις να χρωματίσεις αυτόματα με κόκκινο φόντο όλα τα ποσά που είναι πάνω από 1000€.

Βήματα:

• Επιλέγεις τα κελιά που περιέχουν τα ποσά (π.χ., A2:A100).
• Πηγαίνεις στο Home > Conditional Formatting > New Rule.
• Επιλέγεις "Use a formula to determine which cells to format" (Χρήση τύπου για καθορισμό κελιών προς μορφοποίηση).
• Στο πεδίο "Format values where this formula is true", πληκτρολογείς:

    =A2 > 1000
    

• Πατάς Format και επιλέγεις ένα κόκκινο χρώμα φόντου.
• Πατάς OK και όλα τα ποσά πάνω από 1000€ χρωματίζονται αυτόματα κόκκινα.

Το Excel ελέγχει αν η τιμή στο κελί είναι μεγαλύτερη από 1000 και εφαρμόζει τη μορφοποίηση σε όλα τα κελιά που πληρούν το κριτήριο..

7. Pivot Tables με Slicers – Δυναμική Ανάλυση Δεδομένων

Τα Pivot Tables γίνονται ακόμα πιο δυναμικά με Slicers.

Βήματα:

• Δημιουργείς ένα Pivot Table.
• Πηγαίνεις στο Insert > Slicer και επιλέγεις τη στήλη που θες να φιλτράρεις.
• Τώρα μπορείς να φιλτράρεις με ένα κλικ!

8. Flash Fill – Το Αυτόματο "Μυαλό" του Excel

Το Flash Fill καταλαβαίνει μοτίβα και συμπληρώνει δεδομένα αυτόματα.

Παράδειγμα:

Έχεις μια στήλη με ονόματα σε μπερδεμένη μορφή και θέλεις να τα καθαρίσεις.

• Γράφεις το σωστό όνομα για την πρώτη εγγραφή.
• Πατάς Ctrl + E (Flash Fill).
• Το Excel συμπληρώνει αυτόματα τα υπόλοιπα!

9. Go To Special – Επιλέξτε Μόνο ό,τι Χρειάζεστε

Επιλέγει μόνο συγκεκριμένα δεδομένα (π.χ. κενά κελιά, αριθμητικές τιμές, κ.λπ.).

Βήματα:

• Πηγαίνεις στο Home > Find & Select > Go To Special.
• Επιλέγεις Blanks και πατάς OK.
• Μπορείς να τα διαγράψεις ή να τα συμπληρώσεις μαζικά!

10. Power Pivot – Για Προχωρημένη Ανάλυση Δεδομένων

Το Power Pivot επιτρέπει σύνδεση και ανάλυση δεδομένων από διαφορετικά φύλλα και αρχεία.

Βήματα:

• Enable Power Pivot (File > Options > Add-ins).
• Εισάγεις δεδομένα από πολλαπλά αρχεία ή φύλλα.
• Δημιουργείς σχέσεις μεταξύ των δεδομένων.
• Χρησιμοποιείς DAX συναρτήσεις για ανάλυση σε εκατομμύρια εγγραφές.

Συμπέρασμα

Αν χρησιμοποιείς μόνο τις βασικές λειτουργίες του Excel, χάνεις τεράστιες δυνατότητες! Δοκίμασε αυτές τις τεχνικές και θα απογειώσεις την παραγωγικότητά σου.