10 πράγματα που κάνεις χειροκίνητα στο Excel… και σου τρώνε 40 ώρες τον μήνα

Αν νιώθεις ότι το Excel σου τρώει τη μέρα, δεν είναι φαντασία σου. Είναι οι ίδιες βαρετές, χρονοβόρες εργασίες που επαναλαμβάνονται χωρίς λόγο. Πόσα από τα παρακάτω κάνεις ακόμα με το χέρι;

1. Ενημέρωση Report με Copy-Paste

Αν κάθε εβδομάδα αντιγράφεις τιμές από ένα αρχείο στο άλλο για να ετοιμάσεις ένα report, τότε κάνεις ό,τι κάνει το Excel... μόνος σου.

2. Υπολογισμοί με Χειροκίνητες Συναρτήσεις

SUM, IF, VLOOKUP, όλα από το μηδέν κάθε φορά. Υπάρχει καλύτερος τρόπος: templates ή εφαρμογές με έτοιμη λογική υπολογισμών.

3. Καταχώρηση Τιμών από Email ή Τιμολόγια

Πόσες φορές κάνεις copy-paste από PDF τιμολόγια; Υπάρχει τρόπος να εισάγεις μαζικά δεδομένα με μορφή CSV ή XML.

4. Αναζήτηση Δεδομένων με Ctrl+F

Αν ακόμα ψάχνεις με Ctrl+F κάθε φορά που χρειάζεσαι μια πληροφορία, χάνεις ώρες. Ένα lookup κουμπί μπορεί να το κάνει σε δευτερόλεπτα.

5. Δημιουργία Τιμολογίων από το Μηδέν

Αν γράφεις τα τιμολόγια σου χειροκίνητα σε κάθε πελάτη, ένα template με φόρμα μπορεί να σου γλιτώσει τουλάχιστον 20 λεπτά ανά τιμολόγιο.

6. Διαγραφή ή Φιλτράρισμα Παλιών Δεδομένων

Manual φιλτράρισμα = ανθρώπινο λάθος. Δες πώς ένα button "Καθάρισμα Δεδομένων" σε κάνει αλάνθαστο.

7. Καταμέτρηση Αποθεμάτων με το Χέρι

Ένα σωστό αρχείο stock υπολογίζει αυτόματα το τρέχον απόθεμα, χωρίς να μετράς κουτιά στον αποθηκευτικό χώρο.

8. Εξαγωγή Αρχείων PDF Χειροκίνητα

Αν πατάς File > Export > PDF κάθε φορά, ένα macro μπορεί να το κάνει αυτόματα για 30 φύλλα με 1 click.

9. Αντιγραφή Δεδομένων σε Πολλά Φύλλα

Επαναλαμβανόμενα templates μπορούν να ενημερώνονται με κώδικα, όχι με την υπομονή σου.

10. Έλεγχος για Λάθη Τύπων και Τιμών

Manual έλεγχος = ρίσκο. Τα validation rules σε ενημερώνουν πριν κάνεις το λάθος.

Συμπέρασμα: Αν το κάνεις με το χέρι, είσαι ο υπολογιστής

Αν αναγνωρίζεις έστω 4 από τα παραπάνω, τότε είναι ώρα να σταματήσεις να είσαι το Excel του εαυτού σου. Άφησέ το να δουλέψει για σένα.

Συχνές Ερωτήσεις

Πόσος χρόνος μπορεί να γλιτώσει κάποιος με αυτοματισμούς στο Excel;

Ένας επαγγελματίας μπορεί να γλιτώσει από 5 έως 10 ώρες την εβδομάδα, ανάλογα με τον όγκο δεδομένων και τις διαδικασίες.

Χρειάζομαι γνώσεις VBA για να εφαρμόσω αυτές τις λύσεις;

Όχι. Οι περισσότερες λύσεις του myExcel.gr είναι έτοιμες προς χρήση, χωρίς να απαιτούν γνώσεις προγραμματισμού.

Μπορεί να εφαρμοστεί αυτοματοποίηση σε κάθε αρχείο Excel;

Όχι σε όλα, αλλά στα περισσότερα. Όπου υπάρχει μοτίβο, υπάρχει τρόπος να αυτοματοποιηθεί.