Η εφαρμογή Excel για τη διαχείριση των τιμολογίων των προμηθευτών σας καθώς και των πληρωμών που κάνετε προς αυτούς, είναι ένα γρήγορο και πρακτικό εργαλείο που θα σας βοηθήσει να ελέγχετε ανά πάσα στιγμή την αποπληρωμή και τα υπόλοιπα ανά προμηθευτή και ανά έργο.

Στην παραπάνω κεντρική εικόνα του άρθρου, βλέπετε την αρχική οθόνη της εφαρμογής. Περιέχει συντομεύσεις για όλες τις ενότητες, ενώ σε κάθε ξεχωριστή ενότητα υπάρχει κουμπί επιστροφής σε αυτή την οθόνη, ώστε η μετάβαση από ενότητα σε ενότητα να είναι εύκολη και άμεση. Παρέχεται επίσης η δυνατότητα να προστεθεί το δικό σας λογότυπο στο πάνω αριστερά τμήμα της αρχικής οθόνης.

Καρτέλα Προμηθευτών:


Εδώ υπάρχουν τα βασικά στοιχεία των προμηθετών σας στις πρώτες στήλες, ενώ στη συνέχεια θα βρείτε τα χρήσιμα στατιστικά στοιχεία για κάθε προμηθευτή: το ποσοστό των πληρωμών που έχετε κάνει σε σχέση με τα τιμολόγια που έχει εκδόσει, το συνολικό ποσό των τιμολογίων, το συνολικό ποσό των πληρωμών σας και το ανοιχτό υπόλοιπο.

Στην ίδια φιλοσοφία είναι κτισμένη και η καρτέλα έργων, η χρήση της οποίας είναι προαιρετική. Σε αυτή την καρτέλα αποθηκεύετε τα έργα (projects) για τα οποία λαμβάνετε τιμολόγια προμηθευτών.


Μπορείτε εύκολα να εισάγετε έναν νέο προμηθευτή ή έργο πατώντας το μπλε κουμπί με το + στο πάνω δεξιά μέρος της οθόνης. Μπορείτε επίσης να διαγράψετε έναν προμηθευτή ή ένα έργο που τυχόν δημιουργήσατε από λάθος, κάνοντας διπλό κλικ στο κελί με το Χ στα δεξιά.

Κάνοντας διπλό κλικ στο ID κάποιου προμηθευτή, ανοίγει αυτόματα η φόρμα καταχώρισης τιμολογίου με τα στοιχεία του προμηθευτή που επιλέξατε.


Φόρμα καταχώρισης τιμολογίου:


Με τη φόρμα αυτή αποθηκεύετε τα βασικά στοιχεία ενός τιμολογίου προμηθευτή σας, στη βάση δεδομένων της εφαρμογής. Συμπληρώνετε τα παρακάτω στοιχεία:1. Ημερομηνία τιμολογίου, την οποία επιλέγετε από ένα μικρό ημερολόγιο.2. Αριθμός τιμολογίου του προμηθευτή σας.3. Προμηθευτή, είτε τον επιλέγετε από την αναδυόμενη λίστα, είτε κάνοντας διπλό κλικ στο ID του στην καρτέλα Προμηθευτές.4. Το έργο για το οποίο έχει εκδοθεί το τιμολόγιο του προμηθευτή σας.5. Το συνολικό ποσό του τιμολογίου.6. Τυχόν παρατηρήσεις σας για το συγκεκριμένο τιμολόγιο.

Πατώντας στο αντίστοιχο κουμπί μπορείτε να καθαρίσετε τη φόρμα ή να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο στο αρχείο τιμολογίων της εφαρμογής.


Αρχείο τιμολογίων


Σε αυτό τον πίνακα είναι αποθηκευμένα όλα τα τιμολόγια που εισάγετε στην εφαρμογή. Αν έχετε εξοικείωση με τα φίλτρα του Excel, μπορείτε να εφαρμόσετε κάθε συνδυασμό φίλτρων στις διαθέσιμες στήλες του πίνακα ώστε να απομονώσετε συγκεκριμένα τιμολόγια και να έχετε άμεση πληροφόρηση.

Κάνοντας διπλό κλικ στον αριθμό ενός τιμολογίου, ανοίγει αυτόματα η φόρμα καταχώρισης πληρωμής, έχοντας εισάγει στα αντίστοιχα πεδία τα στοιχεία του τιμολογίου που επιλέξατε.


Φόρμα καταχώρισης πληρωμής


Με αυτή τη φόρμα αποθηκεύουμε τις πληρωμές που κάνουμε, στη βάση δεδομένων της εφαρμογής. Όταν κάνουμε διπλό κλικ στον αριθμό ενός τιμολογίου, συμπληρώνονται αυτόματα τα πεδία: Αριθμός τιμολογίου, Προμηθευτής και Έργο. Εμείς συμπληρώνουμε την ημερομηνία, το ποσό της πληρωμής μας και τυχόν παρατηρήσεις. Πατώντας στην Αποθήκευση, εισάγουμε τη συγκεκριμένη πληρωμή στο αρχείο πληρωμών της εφαρμογής.


Αρχείο πληρωμών


Αντίστοιχα με το αρχείο τιμολογίων, σε αυτό τον πίνακα αποθηκεύονται όλες οι πληρωμές που κάνουμε για τα τιμολόγια των προμηθευτών μας. Και πάλι, με τη χρήση φίλτρων στις διαθέσιμες στήλες, μπορείτε πολύ εύκολα να εντοπίσετε πληρωμές και να δείτε χρήσιμα στατιστικά στοιχεία.

Για πιο ολοκληρωμένη εικόνα ενός προμηθευτή, δείτε την Αναφορά της εφαρμογής.


Αναφορά

 

Ίσως η πιο χρήσιμη οθόνη της εφαρμογής αφού σας επιτρέπει να δείτε τη συνολική αλλά και αναλυτική εικόνα ενός προμηθευτή σας. Αρχικά επιλέγετε το χρονικό διάστημα που σας ενδιαφέρει και μετά επιλέγετε έναν προμηθευτή από το αναδυόμενο μενού. Τα στατιστικά ενημερώνονται αυτόματα και βλέπετε το συνολικό ποσό τιμολόγησης, το σύνολο των πληρωμών σας και το ανοιχτό υπόλοιπο για τον επιλεγμένο προμηθευτή, για το διάστημα που επιλέξατε αλλά και διαχρονικά. Επίσης βλέπετε τα αντίστοιχα στατιστικά για όλους τους προμηθευτές σας διαχρονικά.

Κάνοντας κλικ στο Προβολή Τιμολογίων ή το Προβολή Πληρωμών βλέπετε τις αντίστοιχες κινήσεις αναλυτικά, για τον επιλεγμένο προμηθευτή και για το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα που επιλέξατε.

Σημείωση: Παρέχεται και αντίστοιχη εφαρμογή για τη διαχείριση των τιμολογίων και πληρωμών των πελατών σας ανά έργο, στην ίδια τιμή. Και επίσης παρέχεται εφαρμογή για διαχείριση τόσο πελατών όσο και προμηθευτών σε ένα αρχείο, στην τιμή των 180 ευρώ + ΦΠΑ.