Behind the Sheets: Παρακολούθηση Προκαταβολών και Δανείων με το Excel!

Η ανάγκη

Ένας πελάτης μας, με διαχειριστικό ρόλο σε πολλαπλά ξενοδοχεία, αντιμετώπιζε μια διαρκή πρόκληση: την αξιόπιστη παρακολούθηση προκαταβολών δανείων προς τους εργαζομένους του.

Η διαχείριση αυτών των δανείων (ποσά, επιτόκια, αποπληρωμές, συμφωνητικά) γινόταν πρόχειρα, με χειρόγραφες σημειώσεις και Word πρότυπα που κάθε φορά άλλαζαν. Το αποτέλεσμα;

• Χαμένα δεδομένα
• Λάθη στους υπολογισμούς
• Έλλειψη διαφάνειας
• Καμία τυποποίηση

Ο στόχος ήταν ξεκάθαρος: να δημιουργηθεί ένα επαγγελματικό, αυτόνομο εργαλείο σε Excel, το οποίο θα:

• Καταγράφει τα δάνεια και τις συμφωνίες
• Υπολογίζει αυτόματα τόκους και δόσεις
• Παράγει έτοιμο συμφωνητικό προς υπογραφή
• Εξάγει το τελικό αποτέλεσμα σε PDF

και όλα αυτά, με ασφάλεια, ταχύτητα και τυποποίηση.

Τι φτιάξαμε

Η εφαρμογή που παραδόθηκε είναι ένα πλήρως αυτοματοποιημένο Excel σύστημα παρακολούθησης δανείων προς εργαζομένους, δομημένο σε 3 κύρια φύλλα:

1. LoanForm

Η βασική φόρμα εισαγωγής. Ο χρήστης επιλέγει ή εισάγει:

• Όνομα εργαζομένου (με δυναμικό drop-down)
• Ημερομηνία, ποσό δανείου, επιτόκιο, ποσό δόσης
• Ημερομηνία έναρξης αποπληρωμής
• Όνομα εργοδότη και τίτλος

Το Excel υπολογίζει αυτόματα:

• Συνολικό ποσό αποπληρωμής (βάσει απλού επιτοκίου)
• Αριθμό δόσεων
• Πληρότητα πεδίου (με οπτικό δείκτη)

Επιπλέον, μόλις επιλεγεί εργαζόμενος, το σύστημα φέρνει αυτόματα τη διεύθυνσή του από λίστα!

2. Agreement

Ένα τυποποιημένο συμφωνητικό δανείου, που συμπληρώνεται αυτόματα με βάση τη φόρμα.

• Περιλαμβάνει όλα τα απαραίτητα στοιχεία: ποσά, ημερομηνίες, στοιχεία εργοδότη και εργαζομένου
• Εμφανίζει αυτόματα νομικές διατυπώσεις και θέσεις υπογραφών
• Έτοιμο προς εκτύπωση και PDF export (με σταθερό print area)

3. Lists

Το παρασκήνιο της εφαρμογής. Περιέχει πίνακες με:

• Ονόματα και διευθύνσεις εργαζομένων (με δυναμική επέκταση)
• Επωνυμίες ξενοδοχείων (μόνο για οπτική χρήση)

Τι εφαρμόστηκε "έξυπνα"

• Modular named ranges για ακρίβεια στις VBA ρουτίνες
• Worksheet CodeNames για σταθερή πρόσβαση στα φύλλα
• Αυτόματος καθαρισμός φόρμας και συμφωνητικού με ένα κουμπί
• Οπτική πληρότητα φόρμας με εικονίδιο ✔ όταν όλα είναι έτοιμα
• Δυναμική εξαγωγή σε PDF με αυτόματη ονομασία αρχείου

Το αποτέλεσμα; Μια εφαρμογή που μπορεί να χρησιμοποιηθεί καθημερινά, από οποιονδήποτε, χωρίς training.

Θέλετε κάτι αντίστοιχο;

Μπορούμε να αυτοματοποιήσουμε οποιοδήποτε επιχειρησιακό έγγραφο ώστε να γίνει η καθημερινή εργασία σας ευκολότερη, ασφαλέστερη και πιο επαγγελματική. Στείλτε μας απλά ένα μήνυμα!