Χρειάζεται ένα μικρό κατάλυμα ένα μεγάλο πρόγραμμα κρατήσεων ή κάτι πιο απλό;
Έχεις έναν μικρό ξενώνα, μερικά ενοικιαζόμενα δωμάτια ή διαμερίσματα.
Οι κρατήσεις έρχονται από διαφορετικές πλευρές: ένα τηλέφωνο, ένα email, ένας παλιός πελάτης που στέλνει μήνυμα, κάποια πλατφόρμα κρατήσεων.
Και εσύ πρέπει καθημερινά να ξέρεις με σιγουριά:
Ποια δωμάτια είναι διαθέσιμα; Ποιος έρχεται σήμερα; Ποιος φεύγει; Πόσο έχει συμφωνηθεί η διανυκτέρευση; Υπάρχει πρωινό; Ποια κράτηση άλλαξε ημερομηνίες;
Κάπου εκεί εμφανίζεται συνήθως και το επόμενο ερώτημα:
Χρειάζομαι ένα μεγάλο, εξειδικευμένο πρόγραμμα διαχείρισης ξενοδοχείου ή μπορώ να κάνω τη δουλειά μου με κάτι πιο απλό;
Η απάντηση δεν είναι ίδια για όλους.
Το μεγαλύτερο πρόγραμμα δεν είναι πάντα και η καλύτερη λύση
Στην αγορά υπάρχουν σήμερα πολύ ολοκληρωμένα συστήματα για ξενοδοχεία και τουριστικά καταλύματα.
Μπορούν να συνδέονται με πλατφόρμες κρατήσεων, να ενημερώνουν αυτόματα τη διαθεσιμότητα, να δέχονται online κρατήσεις από την ιστοσελίδα ενός ξενοδοχείου, να στέλνουν αυτοματοποιημένα μηνύματα στους πελάτες και να διαχειρίζονται πολλές ακόμη διαδικασίες.
Για ένα μεγάλο ξενοδοχείο ή μια επιχείρηση με δεκάδες δωμάτια και εκατοντάδες κρατήσεις, τέτοιες δυνατότητες μπορεί να είναι απαραίτητες.
Αλλά είναι απαραίτητες για όλους;
Όχι.
Ένας ξενώνας έξι δωματίων δεν έχει τις ίδιες ανάγκες με ένα ξενοδοχείο 150 δωματίων.
Κάποιος που διαχειρίζεται τρία τουριστικά διαμερίσματα δεν χρειάζεται απαραίτητα το ίδιο σύστημα με μια αλυσίδα ξενοδοχείων.
Το ζητούμενο λοιπόν δεν είναι να αποκτήσεις το μεγαλύτερο πρόγραμμα που υπάρχει.
Το ζητούμενο είναι να έχεις το εργαλείο που καλύπτει τις πραγματικές ανάγκες της δικής σου επιχείρησης.
Πριν επιλέξεις πρόγραμμα, δες τι πραγματικά χρειάζεσαι
Ας αφήσουμε για λίγο στην άκρη τα ονόματα των προγραμμάτων και τις τεχνικές ορολογίες.
Τι χρειάζεται στην πράξη ένας ιδιοκτήτης μικρού καταλύματος;
Στις περισσότερες περιπτώσεις, θέλει να μπορεί γρήγορα και εύκολα:
- να καταχωρεί τα δωμάτια ή τα διαμερίσματά του,
- να έχει διαφορετικές τιμές ανάλογα με την εποχή,
- να δημιουργεί μια νέα κράτηση χωρίς περίπλοκες διαδικασίες,
- να βλέπει όλες τις κρατήσεις συγκεντρωμένες,
- να γνωρίζει ποια δωμάτια είναι διαθέσιμα για συγκεκριμένες ημερομηνίες,
- να βλέπει τις κρατήσεις σε ημερολόγιο,
- να γνωρίζει κάθε πρωί ποιοι πελάτες έρχονται και ποιοι αναχωρούν,
- να μπορεί να διορθώσει εύκολα μια κράτηση όταν κάτι αλλάξει.
Αν αυτές είναι περίπου οι καθημερινές σου ανάγκες, ίσως δεν χρειάζεσαι ένα βαρύ σύστημα με δεκάδες λειτουργίες που δεν θα χρησιμοποιήσεις ποτέ.
Μπορεί να χρειάζεσαι απλώς ένα καλά οργανωμένο εργαλείο κρατήσεων.
Ένα απλό παράδειγμα
Ας υποθέσουμε ότι έχεις έναν ξενώνα με οκτώ δωμάτια.
Χτυπά το τηλέφωνο.
— Καλημέρα σας. Έχετε ένα δίκλινο από 17 μέχρι 20 Ιουλίου;
Αυτό που χρειάζεσαι εκείνη τη στιγμή δεν είναι είκοσι αναφορές, δέκα υπομενού και ένα εγχειρίδιο 200 σελίδων.
Χρειάζεσαι να μπορείς να δεις:
17–20 Ιουλίου → ποια δωμάτια είναι ελεύθερα;
Βρίσκεις το διαθέσιμο δωμάτιο.
Δημιουργείς την κράτηση.
Καταχωρείς το όνομα και τα στοιχεία του πελάτη.
Η τιμή συμπληρώνεται ανάλογα με το δωμάτιο και την περίοδο.
Τέλος.
Αυτό είναι ένα καλό παράδειγμα του τι σημαίνει το κατάλληλο εργαλείο για τη δουλειά.
Όχι περισσότερη τεχνολογία από όση χρειάζεσαι.
Ούτε λιγότερη.
Πότε μια απλή εφαρμογή κρατήσεων μπορεί να είναι αρκετή
Έχεις μικρό αριθμό δωματίων ή καταλυμάτων
Αν διαχειρίζεσαι έναν μικρό ξενώνα, λίγα δωμάτια ή κάποια διαμερίσματα, οι ανάγκες σου είναι συνήθως πολύ πιο συγκεκριμένες από αυτές ενός μεγάλου ξενοδοχείου.
Θέλεις κυρίως να οργανώσεις τις κρατήσεις σου
Το βασικό σου πρόβλημα μπορεί να μην είναι η έλλειψη προηγμένων λειτουργιών.
Μπορεί να είναι πολύ απλούστερο:
να μην ψάχνεις τις κρατήσεις σε χαρτιά, emails, μηνύματα και διαφορετικά αρχεία.
Δέχεσαι αρκετές απευθείας κρατήσεις
Τηλεφωνικές κρατήσεις, email, επαναλαμβανόμενοι πελάτες ή κρατήσεις που περνάς ο ίδιος στο σύστημά σου χρειάζονται έναν απλό και γρήγορο τρόπο καταχώρισης.
Δεν θέλεις να πληρώνεις κάθε μήνα για λειτουργίες που δεν χρησιμοποιείς
Οι συνδρομές είναι απόλυτα λογικές όταν σου προσφέρουν υπηρεσίες που πραγματικά χρειάζεσαι.
Αν όμως χρησιμοποιείς μόνο ένα μικρό μέρος των δυνατοτήτων ενός συστήματος, αξίζει να αναρωτηθείς αν η συγκεκριμένη λύση ταιριάζει πραγματικά στην επιχείρησή σου.
Θέλεις να δουλεύεις σε ένα περιβάλλον που ήδη γνωρίζεις
Για πολλούς επαγγελματίες το Excel είναι ήδη κομμάτι της καθημερινής τους εργασίας.
Δεν χρειάζεται να μάθουν από την αρχή ένα εντελώς διαφορετικό περιβάλλον.
Πότε ένα πιο ολοκληρωμένο online σύστημα είναι καλύτερη επιλογή
Το Excel δεν είναι η κατάλληλη λύση για κάθε κατάλυμα.
Αν, για παράδειγμα, έχεις πολλά δωμάτια και μεγάλο όγκο κρατήσεων από διαφορετικές online πλατφόρμες, μπορεί να χρειάζεσαι ένα σύστημα που ενημερώνει αυτόματα παντού τη διαθεσιμότητά σου.
Αν ένα δωμάτιο κλείσει σε μια πλατφόρμα και θέλεις εκείνη ακριβώς τη στιγμή να εμφανιστεί ως μη διαθέσιμο σε όλες τις υπόλοιπες, τότε χρειάζεσαι μια online λύση που προσφέρει αυτή τη σύνδεση.
Το ίδιο ισχύει αν θέλεις:
- οι πελάτες να κάνουν απευθείας online κράτηση από την ιστοσελίδα σου,
- αυτόματη επικοινωνία με πολλές πλατφόρμες κρατήσεων,
- μεγάλη ομάδα εργαζομένων να χρησιμοποιεί ταυτόχρονα το ίδιο σύστημα,
- πολύπλοκες αυτοματοποιήσεις,
- διαχείριση μεγάλου αριθμού δωματίων και κρατήσεων.
Σε αυτές τις περιπτώσεις, ένα ολοκληρωμένο ξενοδοχειακό σύστημα δεν είναι υπερβολή.
Είναι εργαλείο δουλειάς.
Το λάθος είναι να θεωρούμε ότι επειδή αυτές οι δυνατότητες είναι απαραίτητες σε μια μεγάλη μονάδα, είναι απαραίτητες και σε κάθε μικρό κατάλυμα.
Η σωστή ερώτηση είναι πολύ απλή
Μην ξεκινήσεις ρωτώντας:
«Ποιο είναι το καλύτερο πρόγραμμα κρατήσεων;»
Ξεκίνα από κάτι διαφορετικό:
«Τι ακριβώς χρειάζομαι να κάνω κάθε μέρα;»
Για παράδειγμα:
- Χρειάζομαι να βλέπω εύκολα αν υπάρχει διαθέσιμο δωμάτιο;
- Χρειάζομαι διαφορετικές τιμές για Ιούνιο, Ιούλιο και Αύγουστο;
- Χρειάζομαι ημερολόγιο με όλες τις κρατήσεις;
- Χρειάζομαι να ξέρω το πρωί ποιος έρχεται και ποιος φεύγει;
- Χρειάζομαι να κρατάω οργανωμένα τα στοιχεία κάθε πελάτη;
- Ή χρειάζομαι επιπλέον όλα τα μεγάλα online συστήματα να επικοινωνούν αυτόματα μεταξύ τους;
Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα σου δείξουν πολύ πιο καθαρά τι είδους εργαλείο χρειάζεσαι.
Μπορεί το Excel να γίνει πραγματική εφαρμογή κρατήσεων;
Φυσικά δεν μιλάμε για ένα απλό φύλλο Excel όπου γράφεις:
«Δωμάτιο 3 – Παπαδόπουλος – 15 Αυγούστου».
Το Excel μπορεί να αποτελέσει τη βάση για μια ολοκληρωμένη εφαρμογή, με φόρμες, αυτοματισμούς, ημερολόγια και ελέγχους που κάνουν την καθημερινή χρήση πολύ πιο απλή.
Αυτή ακριβώς είναι η λογική πίσω από το XL Bookings του myExcel.gr.
Η εφαρμογή έχει σχεδιαστεί για ξενοδοχεία, ξενώνες, ενοικιαζόμενα δωμάτια και τουριστικά καταλύματα που θέλουν έναν πρακτικό τρόπο να οργανώνουν τις κρατήσεις τους μέσα στο Excel.
Μπορείς να διαχειρίζεσαι περισσότερα από ένα καταλύματα και τα δωμάτιά τους, να ορίζεις διαφορετικές τιμές ανά περίοδο και να δημιουργείς τις κρατήσεις μέσα από ειδική φόρμα.
Οι κρατήσεις αποθηκεύονται σε οργανωμένο αρχείο και εμφανίζονται και σε ημερολόγιο.
Υπάρχει επίσης ημερήσια αναφορά ώστε να βλέπεις συγκεντρωτικά τις αφίξεις, τις αναχωρήσεις και τα πρωινά μιας ημέρας.
Και όταν κάποιος σε ρωτήσει:
«Έχετε δωμάτιο από τις 12 μέχρι τις 15 Αυγούστου;»
μπορείς να εισαγάγεις τις ημερομηνίες και να δεις ποια δωμάτια είναι διαθέσιμα.
Από το διαθέσιμο δωμάτιο μπορείς στη συνέχεια να ξεκινήσεις απευθείας τη νέα κράτηση.
Και το κόστος;
Εδώ υπάρχει ακόμη μία ουσιαστική διαφορά.
Πολλά σύγχρονα επαγγελματικά προγράμματα λειτουργούν με μηνιαία ή ετήσια συνδρομή.
Αυτό δεν είναι απαραίτητα κακό. Αν χρειάζεσαι τις υπηρεσίες που παρέχουν, το κόστος μπορεί να είναι απόλυτα δικαιολογημένο.
Το XL Bookings, όμως, έχει εφάπαξ κόστος.
Το αγοράζεις μία φορά και δεν υπάρχει ετήσια συνδρομή για να συνεχίσεις να το χρησιμοποιείς.
Για έναν μικρό επαγγελματία που δεν χρειάζεται ένα μεγάλο online σύστημα, αυτή η διαφορά μπορεί να έχει σημασία.
Απλότητα δεν σημαίνει προχειρότητα
Υπάρχει μια περίεργη αντίληψη γύρω από την επαγγελματική τεχνολογία:
ότι όσο περισσότερα κουμπιά έχει ένα πρόγραμμα, τόσο καλύτερο είναι.
Δεν ισχύει.
Ένα εργαλείο είναι καλό όταν κάνει σωστά τη δουλειά για την οποία το χρειάζεσαι.
Αν διαχειρίζεσαι ένα μεγάλο ξενοδοχείο, η σωστή λύση μπορεί πράγματι να είναι ένα μεγάλο, ολοκληρωμένο σύστημα.
Αν όμως έχεις έναν μικρό ξενώνα ή λίγα τουριστικά καταλύματα, η σωστή λύση μπορεί να είναι πολύ απλούστερη.
Και πολλές φορές, η απλότητα έχει ένα μεγάλο πλεονέκτημα:
το εργαλείο χρησιμοποιείται πραγματικά.
Δεν μένουν οι περισσότερες λειτουργίες του άγνωστες.
Δεν χρειάζεται κάθε απλή ενέργεια να γίνει διαδικασία.
Και ο άνθρωπος που έχει το κατάλυμα μπορεί να ασχοληθεί περισσότερο με τους πελάτες του και λιγότερο με το λογισμικό του.
Τι χρειάζεται τελικά το δικό σου κατάλυμα;
Πριν αγοράσεις οποιοδήποτε πρόγραμμα, γράψε σε ένα χαρτί τις 5–10 εργασίες που κάνεις καθημερινά γύρω από τις κρατήσεις σου.
Αν οι περισσότερες είναι:
έλεγχος διαθεσιμότητας → νέα κράτηση → τιμή → ημερολόγιο → αφίξεις → αναχωρήσεις,
τότε μια απλή και οργανωμένη εφαρμογή μπορεί να είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεσαι.
Αν χρειάζεσαι αυτόματη σύνδεση πολλών online υπηρεσιών και πολύ πιο σύνθετη λειτουργία, τότε αξίζει να αναζητήσεις ένα μεγαλύτερο σύστημα.
Δεν υπάρχει μία σωστή λύση για όλους.
Υπάρχει όμως η σωστή λύση για το μέγεθος και τον τρόπο λειτουργίας της δικής σου επιχείρησης.
Θέλεις να δεις πώς λειτουργεί μια απλή εφαρμογή κρατήσεων στο Excel;
Το XL Bookings δημιουργήθηκε για μικρά ξενοδοχεία, ξενώνες, ενοικιαζόμενα δωμάτια και τουριστικά καταλύματα που θέλουν να οργανώσουν τις κρατήσεις τους χωρίς περιττή πολυπλοκότητα.
Δες τις λειτουργίες, τις εικόνες και το βίντεο της εφαρμογής και αποφάσισε αν ταιριάζει στον τρόπο που δουλεύεις.
👉 Δες το XL Bookings στο myExcel.gr